Auteurs: Justine Van Gysel en Christopher De Keyser (FAAD)

Inleiding
Op 22 april 2024 organiseerde het FAAD haar jaarlijkse studiedag over organisatieveranderingen. Vele organisaties krijgen vroeg of laat te maken met veranderingen; denk aan een verhuis, een fusie, nieuwe structuren … Dit heeft niet alleen een impact op de medewerkers van een organisatie, maar ook op informatieprocessen. Tijdens deze studiedag vertelde Geert Leloup over ontwikkelingen binnen de archivistiek en hoe het Nationaal Archief van Nederland hiermee omgaat. Vervolgens sprak Dries Vandaele over veranderingen bij de Vlaamse Overheid. Na een korte pauze was het woord aan Katrien Arnaut en Hannah Van der Auwera. Zij stelden hun fusieplan voor het informatiebeheer van de gemeente Merelbeke-Melle voor. Tot slot sprak Mariet Calsius over haar ervaring met de fusie van Resonant en Het Firmament tot CEMPER.

Hey Siri, wat zijn belangrijke ontwikkelingen voor de archief- en informatiesector?
Geert Leloup (Coördinator Kennisontwikkeling en -beheer bij Nationaal Archief Den Haag en gastprofessor ManaMa Archivistiek: Erfgoed- en Informatiebeheer aan de VUB) trapte de dag af met een presentatie over ontwikkelingen binnen de archivistiek en hoe hiermee wordt omgegaan binnen het Nationaal Archief van Nederland in Den Haag. Ten eerste ziet hij een verschuiving in het belang van informatie. Hoe ga je als informatiebeheerder of archivaris om met misinformatie en desinformatie? In Nederland werd het Strategisch Informatie Overleg in het leven geroepen om per decentrale overheid alle belanghebbenden op vlak van informatiebeheer rond de tafel te krijgen. Hierin worden vragen over de werking en de kwaliteit van het informatiebeheer besproken. Binnen het Nationaal Archief werd er een Team Strategisch Relatiemanagement opgericht om contacten met ministeries, uitvoeringsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen te onderhouden. Zo komt archivering ook al voor een overdracht op de agenda. 

Een tweede ontwikkeling die Leloup ziet is op vlak van volume en vorm van informatie. Sinds de komst van de computer zien we niet alleen een explosie aan informatie, archivarissen krijgen ook met andere vormen van informatie te maken (denk aan data, e-mails, sociale media …). Het Nationaal Archief stelt zich op als expertisecentrum voor duurzame toegankelijkheid. Zij stellen, samen met het veld, normen op en delen handreikingen uit met een nationale scope. Daarnaast zetten ze ook in op de ontwikkeling van een e-depot. 

Ten derde is er een ontwikkeling naar archivering by design. Leloup toont met het voorbeeld van de gemeente Amsterdam hoe je een informatiesysteem kan ontwikkelen dat ingericht is op het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. 

Daarna sprak Leloup over de ontwikkelingen op vlak van inclusie en dekolonisatie. Hoe ga je als organisatie om met niet-neutrale beschrijvingen van archief? In het Stadsarchief Amsterdam werd er een Werkgroep Diversiteit en Inclusie opgericht die waakt over de stem van de ongehoorden. 

Tot slot stelt Leloup een ontwikkeling naar klimaatvriendelijk archiveren vast. Als voorbeeld bespreekt hij het Zeeuws Archief. Zij maken onder meer gebruik van zonnepanelen, laten oude materialen zoals vitrinekasten opknappen i.p.v. ze te vervangen en houden rekening met de klimaatimpact bij het aankopen van klimaatsystemen. Punten waar ze in het Zeeuws Archief aandacht voor hebben zijn onder meer de ambitie van het managementteam, de steun van medewerkers en de zichtbaarheid van de klimaatvriendelijke acties.

Geert Leloup concludeert dat er vele ontwikkelingen plaatsvinden in de maatschappij en binnen de archivistiek, en dat het belangrijk is om hier  als organisatie aandacht voor te hebben en één aanpak rond te ontwikkelen om toekomstbestendig te zijn.

Organisatieveranderingen bij de Vlaamse Overheid: regeling rechtsopvolging in de praktijk
Als tweede spreker kwam Dries Vandaele (teamhoofd cluster documentbeheer bij de Vlaamse Overheid) aan het woord. Hij lichtte de regeling omtrent de rechtsopvolging van archief (bestuursdocumenten) bij de Vlaamse Overheid toe in het geval een overheidsinstantie nieuwe taken aantrekt of afstoot.

Starten deed Vandaele met een uiteenzetting van de wettelijke context van de regeling: Artikel III.83 van het Bestuursdecreet. Het basisprincipe hierin is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Als een overheidsinstantie wordt opgeheven of ontbonden zonder dat er een rechtsopvolger is, moeten de bestuursdocumenten overgedragen worden aan een overheidsinstantie die bij de opheffing of ontbinding is aangeduid. In elk geval is de wetgeving erop voorzien dat een archief nooit ‘wees’ kan worden.

Met drie scenario’s probeerde Vandaele de wetgeving concreter te maken. Een eerste – eenvoudig – scenario was dat waarin twee entiteiten van de Vlaamse Overheid werden samengevoegd tot één organisatie, zoals de recente fusie tussen het ‘Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin’ en het ‘Agentschap Zorg en Gezondheid’ tot het ‘Departement Zorg’. De bestuursdocumenten van de beide voormalige entiteiten kwamen hier onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van de nieuwe entiteit.

Een complexer scenario was gemoeid met de opheffing van ‘Syntra Vlaanderen’ op 1 januari 2021 waarbij de verschillende inhoudelijke taken werden ingekanteld bij drie andere entiteiten (Vlaio, VDAB en Departement WSE) en de ondersteunende taken naar het Facilitair Bedrijf gingen. Het dynamisch archief werd overgedragen aan de verschillende rechtsopvolgers. Het (semi-)statisch archief ging naar de centrale archiefdiensten (archiefdepot Vilvoorde en DAV).

Zeer complexe scenario’s vormen degene die het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet overstijgen door de herverdeling van bevoegdheden tussen de verschillende Belgische bestuursniveaus. Wegens hun evenwaardige wetgevende kaders is pragmatisme in deze gevallen vaak aangewezen, zoals de archieven met bewaargevingsovereenkomst bij de ‘oude’ eigenaar laten liggen terwijl de bestuursverantwoordelijkheid wel wordt overgedragen.

Vandaele meldde nog dat naast de juridische realiteit ook een menselijk component speelt: medewerkers houden doorgaans niet van veranderingen waardoor ‘veranderingsmanagement’ steeds noodzakelijk is. Bij elk van de scenario’s komt daarenboven heel wat voorbereiding kijken. Ten eerste is een goed informatiebeheer bij elk van de ‘oude’ instanties noodzakelijk als startpunt: zijn de processen en series er in kaart gebracht en werden de selectieregels correct toegepast? Over welke informatie beschikken de instanties (op papier en digitaal, cf. het serieregister)? Als informatiebeheerder moet je ten tweede weten wat er juist in de wetgeving staat over de verandering. Ben je als informatiebeheerder – met je helikoptervisie op processen en informatie – wel voldoende betrokken bij de organisatieverandering zelf? Ten derde moet er een planning worden opgesteld en moeten er voldoende personeelsleden en middelen voorhanden komen om het archief effectief te ‘migreren’.

Fusie Merelbeke-Melle
Na een korte pauze stelden Katrien Arnaut (archivaris Merelbeke) en Hannah Van der Auwera (archivaris Melle) hun plannen op vlak van informatiebeheer voor de fusie van de gemeenten Merelbeke en Melle voor.

In januari 2025 fuseren de gemeenten Merelbeke en Melle tot de gemeente Merelbeke-Melle. De eerste gesprekken voor deze (toen nog mogelijke) fusie vonden plaats in september 2022. Aanvankelijk werd hierover niet veel gecommuniceerd naar de twee archivarissen van de gemeenten tot zij zelf aan de alarmbel trokken begin 2024. Vanaf maart 2024 lieten Arnaut en Van der Auwera het project ‘informatiebeheer’ van start gaan dat uitgerold wordt tussen april en december 2024. 

Bij het fuseren van twee archiefdiensten stoot je op heel wat verschillen tussen de bestaande afdelingen. Voor de archiefdiensten van de gemeenten Merelbeke en Melle waren dat onder meer: het VTE van de archiefdiensten (die samengevoegd worden), de focus op enkel administratief archief versus ook cultureel archief, de mate van orde in de mappenstructuur, de mate van inburgering van de overdrachtsprocedure voor documenten, het gebruik van het serieregister, het archiefbeheersysteem en de al dan niet aansluiting bij het E-depot.

Een grotere uitdaging is het opstellen van een goede mappenstructuur voor de nieuwe gemeente. Er werd gekozen om met een schone lei te beginnen. De netwerkschijven die nu in gebruik zijn worden archiefschijven en er zal in de toekomst met SharePoint gewerkt worden. Er werden drie scenario’s uitgewerkt voor de nieuwe mappenstructuur van de gemeente. In het eerste scenario worden beide mappenstructuren samengevoegd. Hoewel de bestaande mappenstructuren van de gemeenten op andere principes gebaseerd zijn (Merelbeke op organogram en Melle op een combinatie van organogram en series), bleek uit de denkoefening van Arnaut en Van der Auwera dat de twee in theorie toch in elkaar geschoven kunnen worden. In een tweede scenario wordt er een nieuwe mappenstructuur opgesteld op basis van het nieuwe organogram. Hoewel het nieuwe organogram nog niet bekend is, bedachten Arnaut en Van der Auwera reeds een fictieve structuur. In het derde scenario wordt de nieuwe mappenstructuur gebaseerd op processen.

In het vervolg van het traject zal de coördinatiegroep één van de drie scenario’s kiezen. Daarna volgt een testcase om nadien de structuur definitief uit te rollen op SharePoint. Heel belangrijk vinden Arnaut en Van der Auwera de communicatie naar het personeel via diverse kanalen zodat alles op vlak van informatiebeheer voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is. Vervolgens wordt er binnen elke dienst een informatieverantwoordelijke en beeldbankverantwoordelijke aangeduid. Tot slot zal er ook een Records Management Tool uitgerold worden waar goed mee opgeruimd kan worden op de verschillende trashdays die georganiseerd gaan worden rond bepaalde thema’s. 

Fusie Resonant en Firmament tot CEMPER. Neen, we maken geen omelet met de archieven
Niet enkel overheidsarchief is onderhevig aan organisatieveranderingen. In 2019 fuseerden de dienstverlenende erfgoedorganisaties ‘Het Firmament’ (podiumerfgoed) en ‘Resonant’ (muziek) tot CEMPER, het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed. Directeur Mariet Calsius legde in haar lezing de wordingsgeschiedenis van CEMPER uit en de implicaties hiervan op het archief- en documentbeheer.

De geschiedenis van het fusietraject gaat terug tot 2015. Dat jaar vonden er tussentijdse evaluaties plaats van de landelijke expertisecentra door de subsidiërende (Vlaamse) Overheid en hun vraag tot clustering werd steeds voelbaarder. Gezien de inhoudelijke raakvlakken tussen Het Firmament en Resonant en de samenwerkingen die er al waren, was de klik tussen beide organisaties snel gemaakt. Een fusietraject van enkele jaren waarin medewerkers én bestuursleden werden betrokken, mondde op 1 januari 2019 uit in de officiële start van CEMPER vzw. Calsius ziet verschillende succesfactoren voor een geslaagd fusieproces: openheid en een constructieve houding, coaching voor het bouwen aan één organisatie, opstellen van een fusieprotocol als stappenplan, meenemen van bestuurders in het verhaal, uitwerken van een communicatiestrategie en het jaarplan in het teken stellen van de nieuwe organisatie.

De impact op het archief- en informatiebeheer laat zich op meerdere plaatsen voelen. Voor de nieuwe fusieorganisatie werd een nieuwe centrale mappenstructuur opgezet in SharePoint die de functies van beide oude organisaties integreerde. Het werd een klassieke boomstructuur geordend volgens functies. Per hoofdmap werden afspraken gemaakt wanneer ze klaar moest zijn, maar eens in gebruik kon worden bijgestuurd waar nodig. De verantwoordelijke van een functie was verantwoordelijk voor het opzetten van de eigen onderliggende mappen, maar voor de opstelling van het ordeningsplan en de grote boomstructuur kon worden gerekend op de archivarissen van de ‘oude’ organisaties (die in hun dagelijkse werking de dienstverlening rond archief voor hun rekening namen). De implementatie bij CEMPER zelf zorgde dus voor weinig problemen.

Voor de historische archieven werd gekozen om deze niet te integreren in het archief van de nieuwe organisatie. Het oude archief van Het Firmament (van voor 2009, toen het nog een koepelorganisatie voor poppen-, figuren- en objectentheater was) was al ondergebracht bij het Stadsarchief van Mechelen. Het fysieke archief uit de periode daarna ligt net als dat van Resonant in de kantoren van CEMPER. Het digitale archief van beide ‘oude’ organisaties is toegankelijk via twee aparte SharePointomgevingen volgens de oude mappenstructuren.

Tot slot
Deze uiteenlopende cases maken duidelijk dat organisatieveranderingen altijd een impact hebben op het archief- en documentbeheer. De rol van de archivaris/informatiebeheerder kan niet onderschat worden om de organisatie doorheen de verandering te loodsen en ook in de nieuwe constellatie performant te laten werken.

Het wegvallen van de ManaMa-opleiding Archivistiek: Erfgoed- en Informatiebeheer is voor het FAAD zelf een grote verandering. De automatische alumni-instroom stopt, maar we gaan door met onze initiatieven en kijken al uit naar een volgende Bij de Archivaris op Schoot en studiedag. We kijken ook naar de alumni van andere opleidingen die aansluiting zoeken met informatiebeheer om de link met nieuwkomers in de sector te behouden. We verduurzamen ons contact met de VVBAD en zullen ook volgend jaar de FAAD-quiz organiseren als afsluiter van de VVBAD-ledendag. Samen blijven we ons inzetten voor een leer- en netwerkomgeving voor informatieprofessionals.