Archieven treden vaak nog te weinig naar buiten. Hierdoor hebben ze een saai imago, onbekend maakt onbemind. Het Stadsarchief Waregem bewijst dat je dit kan doorbreken. Hun publiekswerking was een belangrijke factor bij het behalen van het Vlaamse kwaliteitslabel: Cultureel Erkend Archief. Tijdens ons bezoek op dinsdag 26 november 2013 in het kader van Bij de Archivaris op Schoot leerde Geerd De Ceulaerde (foto) ons de kneepjes van het vak. Zo maakt hij een onderscheid tussen de eigenlijke publiekswerking en strategisch netwerken. Beiden zijn met elkaar verweven maar verdienen een afzonderlijke aandacht.

Publiekswerking

Publieksbemiddeling bij gemeentelijke archieven is niet altijd even eenvoudig. In tegenstelling tot erfgoedbeherende instellingen zoals musea, lijken archieven minder troeven in handen te hebben om de brug te bouwen tussen de ogenschijnlijk ‘saaiere’ collecties en alle (potentiële) doelgroepen. Niets is minder waar. Zelfs administratieve archieven puilen uit van raakpunten met de erfgoedgemeenschap. Alleen moet je soms wat verder, wat dieper en wat creatiever op zoek gaan in je eigen collecties.

Een belangrijk onderdeel van de publiekswerking in Waregem is het organiseren van activiteiten. Cruciaal daarbij is om mensen een blik te gunnen achter de schermen van unieke locaties. Zo smaakte het publiek in Waregem tijdens Open Monumentendag 2012 enorm de rondleiding achter de coulissen van Cultuurcentrum De Schakel. Een ander mooi voorbeeld was de tentoonstelling “Rokjes, stokjes en botjes” op de hippodroom. Een meer symbolische plaats is voor een paardenstad als Waregem haast niet denkbaar. Hou ook rekening met de doelgroep die je wil bereiken. Fietstochten en wandelingen bijvoorbeeld zijn een heel goede keuze als je op gezinnen met kinderen mikt. Dit bleek tijdens de erfgoedwandeling die in 2006 op Open Monumentendag te Waregem werd voorgesteld. Ook al was er toen geen grote link met Open Monumentendag, toch kon het stadsarchief handig gebruik maken van de communicatiekanalen ervan. Het is ook mooi meegenomen als je activiteiten gratis zijn en als de bezoekers iets tastbaars mee naar huis kunnen nemen. Zoek waar mogelijk ook samenwerking met andere instellingen. Samen bereik je vaak veel meer, zeker als kleine archiefinstelling. Het Stadsarchief Waregem bijvoorbeeld werkt nauw samen met de lokale heemkundige kring, met de talrijke (historische) verenigingen, met het stedelijke en het vrije onderwijs en met een groot aantal enthousiastelingen, vrijwilligers en “vrienden van het archief” .

Vaak zijn er aan de activiteiten die het Stadsarchief Waregem organiseert publicaties verbonden. Een mooie illustratie daarvan is de publicatie “Van paardenmiddel tot paardendokter”, gekoppeld aan de gelijknamige tentoonstelling over de geschiedenis van de paardengeneeskunde. Dit is een onderwerp wat de Waregemnaars nauw aan het hart ligt. Het is dan ook van belang om je doelpubliek in hun persoonlijke leefwereld te raken. Dit lukte eveneens in 2008 wonderwel met de openluchttentoonstelling en bijhorende publicatie rond modernisme en art deco in Waregem. Mensen ontdekten toen dergelijke elementen in hun woning en komen nog steeds enthousiast met vragen tot bij het stadsarchief. Er ging ook een golf van enthousiasme door Waregem naar aanleiding van de tentoonstelling rond wielericoon Briek Schotte in 2010. De hele stad was toen aangekleed in dat thema.

Denk er bij dit alles aan om waar mogelijk subsidiestromen aan te boren. Hiervoor zijn er allerlei kanalen, zoals de Vlaamse overheid en de provincie. Door middel van subsidies kan je bijvoorbeeld projectmedewerkers betalen. Bovendien zijn politici steeds opgezet met extra financiële middelen en dat is mooi meegenomen in het kader van je strategisch netwerken (zie verder).

Naast activiteiten en publicaties is ook communicatie een essentieel onderdeel van publiekswerking. Hiermee staat of valt alles. Neem je tijd om even stil te staan van hoe je als instelling naar buiten wil komen (brand building) en probeer dat steeds in eigen handen te houden. Koppel je missie en visie aan elk handelen. Superleuk in Waregem zijn de paradepaardjes op de website van het stadsarchief: boeiende ontdekkingen, curiosa, weetjes, schenkingen en nog veel meer. Het is een mooie knipoog naar Waregem paardenstad. Verder maakt het grote publiek kennis met het Stadsarchief Waregem via persberichten, de provinciale nieuwsbrief en het provinciale archiefnetwerk Probat. Het archief duikt tevens regelmatig op in de digitale nieuwsbrieven van de stad, affiches, het maandelijkse infoblad De Sprong… Cruciaal is steeds om goed te overwegen wanneer je welk communicatiemedium gebruikt.

Uiteraard is er in de Waregemse publiekswerking een heel grote rol weggelegd voor de leeszaal. De bezoeker kan er veel meer dan documenten opvragen. Het is ook een ontmoetings- en tentoonstellingsruimte. Zo is er op dit ogenblik een visueel heel aantrekkelijke tentoonstelling rond Waregemse reclame. Het is de kunst om bij de opening van dergelijke tentoonstellingen zo veel mogelijk volk naar de leeszaal te lokken. Schepenen, gemeenteraadsleden, bruikleengevers en schenkers zijn daarbij heel belangrijk. Zo’n openingen verhogen de bekendheid van de leeszaal enorm. Er is in Waregem eveneens oog voor de virtuele leeszaal. Een groot deel van de collectie is doorzoekbaar via het provinciale archiefnetwerk Probat en Erfgoedinzicht. Er komt ook een online beeldbank.

Ook kinderen leren de leeszaal en het stadsarchief kennen. Graaf Guy Storie neemt hen mee voor een speurtocht in het archief, gebaseerd op een bordspel. De interactieve doe-activiteit “herken Waregem vanuit de lucht” kon in het verleden op veel animo rekenen. Maar de educatieve werking van het stadsarchief beperkt zich niet tot binnen de muren van de leeszaal. Daarbuiten bouwt het stadsarchief in nauwe samenwerking met leerkrachten en andere belanghebbenden erfgoed- en herinneringseducatieve projecten uit, zoals “Een eeuw geleden”, een ontdekkingsreis naar de Amerikanen op het eind van de Eerste Wereldoorlog.

Bezoekers van de leeszaal kunnen gratis brochures meenemen. Er zijn er over bouwvergunningen, over genealogie, schenken van archief… Het zijn stuk voor stuk handige beknopte handleidingen die de mensen heel snel op weg zetten. Ze krijgen regelmatig een update of er komen nieuwe bij. Die brochures worden ook uitgedeeld tijdens activiteiten en soms zelfs per post opgestuurd. Mensen nemen graag iets mee naar huis, ideaal dus om te netwerken.

Strategisch netwerken

Voor een goede publiekswerking moet je tevens investeren in strategisch netwerken. Een uitgebreid en goed onderhouden netwerk van relaties helpt om zaken te realiseren. Belangrijk daarbij zijn onder meer goede contacten met je bestuursoverheid/overheden. Denk er bijvoorbeeld aan om een voorwoord in je publicaties met de naam van je bestuursverantwoordelijke op te nemen. Laat hem/haar er maar mee uitpakken. Of verhoog mee de administratieve efficiëntie van je organisatie, dat bespaart tijd en geld, succes gegarandeerd!

Ook collega’s van andere diensten zullen een goed draaiende administratie op prijs stellen. Door hun aanwezigheid in het stadhuis kunnen de medewerkers van het Stadsarchief Waregem heel vlug een gevraagd dossier op het bureau van de collega’s leveren. Die collega’s staan dan op hun beurt snel klaar als hun hulp gevraagd wordt. Nodig de collega’s uit op je activiteiten en loop ook eens bij hen langs als ze iets organiseren!

Onderhoud goed de banden met je leeszaalbezoekers. Zij zijn potentiële vrijwilligers bij je volgende erfgoedactiviteit of misschien permament in je leeszaal. Zij kunnen ook nieuwe schenkers zijn, want wie zich engageert voor het verleden bewaart zelf vaak ook oude documentatie en archivalia. En vaak hebben ze ook gewoon heel veel te vertellen. Je kan er misschien nog iets interessant van opsteken. Wees dus steeds klantvriendelijk en objectief.

Daarnaast zijn er nog heel wat mogelijke actoren mogelijk in je netwerk. In Waregem besteedt men bijvoorbeeld ook aandacht aan de verenigingen. Hun archief is van groot belang in de puzzel van het stedelijke verleden maar ze kunnen tijdens publieksgerichte activiteiten waarin hun vereniging wordt betrokken eveneens welgekomen vrijwilligers leveren.

Een gulden middenweg

Sommigen zullen zich de vraag stellen of dit allemaal wel nodig en mogelijk is voor een archiefdienst. Een goed uitgebouwde publiekswerking heeft het Stadsarchief Waregem alvast geen windeieren gelegd. Daar zijn het behaalde kwaliteitslabel, het positieve imago bij het stadsbestuur en de grote bekendheid bij het publiek mooie bewijzen van. Het heeft dus veel goeds gebracht en staat de dagelijkse werking niet in de weg. Dat laatste blijft heel cruciaal: een archiefdienst moet naar buiten treden maar het mag niet ten koste gaan van de aandacht voor de basistaken. Een goede publiekswerking levert in het ideale scenario juist meer middelen op voor de basiswerking.

Dieter Viaene,
Stadsarchief Mechelen
(Met dank aan Geerd De Ceulaerde, Stadsarchief Waregem)

Deze editie van Bij de Archivaris op Schoot was een gezamenlijke organisatie van het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD) en de VVBAD .