Functieomschrijving
Voor Provincie Oost-Vlaanderen Departement POLIS zijn we op zoek naar een Expert informatiebeheer (m/v/x).
Advisering en begeleiding van lokale besturen in samenspraak met de belanghebbenden, zodat informatie- en archiefbeheer optimaal wordt beheerd en uitgevoerd:
- sorteren, klasseren, inventariseren van de documenten die in de archieven bewaard worden en toegankelijk maken
- beheren en opstellen van (digitale) klassementen
- beheren en opstellen van informatiebeheersplannen
- beheren van zowel analoge als digitale bestuursdocumenten
- coördineren en controleren van de archiefoverdrachten van lokale besturen
- opzetten, adviseren en beheren van digitaliseringsprogramma’s bij lokale besturen
- adviseren rond het verwerven van archief
- adviseren rond de langetermijnbewaring van zowel analoge als digitale documenten
- opzetten van en adviseren rond fysiek depotbeheer
- uitvoeren audits over informatiebeheer bij de verschillende lokale besturen
- opvolgen van wet- en regelgeving en de ontwikkelingen binnen informatie- en archiefbeheer.
Projecten rond informatiebeheer bij lokale besturen op touw zetten, opvolgen en bijsturen in samenspraak met de belanghebbenden, zodat alle projectaspecten optimaal worden beheerd:
- business case, tijd, scope (wat en hoe), middelen, randvoorwaarden, communicatie van projecten definiëren en verder beheren
- werknemers van POLIS of de klanten aansturen en coachen in het uitvoeren van projecttaken.
Inzetten op het verder digitaliseren en automatiseren van diverse processen bij het informatiebeheer van de lokale besturen:
- opzetten, beheren en controleren van een digitaal archief bij de lokale besturen
- het archiefbeheersysteem GIAS verder integreren in de archiefwerking van lokale besturen
- het in kaart brengen van applicaties, websites en databanken in een lokaal bestuur
- adviseren van lokale besturen voor het archiveren van applicaties, websites en databanken
- het opstellen, beheren en uitvoeren van beheersregels bij lokale besturen
- verbeteringen aanbrengen in de processen rond informatiebeheer bij lokale besturen.
Expertise opbouwen, onderhouden en inzetten zodat een kwalitatieve inhoudelijke aanpak en implementatie van informatiebeheer wordt gegarandeerd:
- kennis en ontwikkelingen in het domein informatiebeheer opvolgen en aanbrengen in het programma van POLIS
- uitbouwen van een netwerk voor informatiebeheer in en buiten Oost-Vlaanderen
- maximale informatiedeling bevorderen over methodes en technieken voor het domein informatiebeheer bij lokale besturen
- actief participeren in ontwikkelingstrajecten rond methodes, standaarden en modellen voor het domein informatiebeheer in en buiten Oost-Vlaanderen
- inzetten op maximale informatiedeling voor domeinen gelinkt aan het domein informatiebeheer.
Adviseren en begeleiden bij het opzetten en inrichten van een Document Management Systeem (DMS) bij lokale besturen in samenspraak met de belanghebbenden:
- opleidingen geven aan beginners en gevorderden
- inrichten van documentstructuur
- adviseren van besturen over het gebruik van metadata
- adviseren van besturen over de plaats van een DMS binnen het softwarelandschap van de organisatie
- adviseren van besturen over het gebruik van een DMS en gerelateerde pakketten
- adviseren van besturen over de governancestructuur
- opvolgen van wijzigingen van een DMS en integreren bij lokale besturen
Profiel
- Je bent in het bezit van een masterdiploma. Kennis rond documentmanagementsystemen (SharePoint, Alfresco,…), informatiestromen, applicaties, … is zeker een voordeel.
- Een diploma in archivistiek is een pluspunt, maar zeker geen verreiste.
- Je kan werken met Officetoepassingen.
- Je hebt algemene ICT-kennis.
- Je hebt een rijbewijs B en bij voorkeur ook een eigen wagen.
- Je kan discreet omgaan met informatie en respecteert de privacy.
- Je kan mensen overtuigen en begeleiden.
- Je hebt kennis van concepten data-uitwisseling en informatiemodellering.
- Je hebt kennis van projectwerking.
- Je hebt kennis van organisatiebeheer.
- Je hebt kennis van het geldende wettelijk en decretaal kader waarbinnen informatie- en archiefbeheer vorm krijgt.
- Je bent in staat tot coördineren en uitvoeren van complexe opdrachten.
Aanbod
Opstart via interim met mogelijkheid tot deelname procedure vast contract.
Voltijds contract van 38u per week in een glijdend uurrooster (tussen 7 en 19u).
Plaats tewerkstelling: PAC Het Zuid, W. Wilsonplein 2, 9000 Gent, vanaf 11/03/2024 Provinciehuis in de Leopoldskazerne, Charles de Kerchovelaan 189, 9000 Gent.
Je werkt ook bij verschillende lokale besturen binnen de provincie. Er is ook mogelijkheid tot occasioneel thuiswerk na inwerperiode.
Verloning op A-niveau waarbij werkervaring wordt meegenomen in loonberekening. Dit wordt aangevuld met maaltijdcheques, fietsvergoeding, …
Bedrijfsinfo
Provinicie Oost-Vlaanderen – POLIS.
Heb je interesse in deze vacature?
Solliciteer nu en we nemen spoedig contact met je op.