Door Christopher De Keyser en Harald Nilens

Op vrijdag 17 november ging het FAAD, intussen naar jaarlijkse gewoonte, ‘bij de archivaris op
schoot’ in een archiefinstelling. Dit jaar waren we te gast bij de archiefdienst van de Europese
Commissie. We kregen er een rondleiding in het depot door Sven Carnel, algemeen diensthoofd van
de archiefdienst van de Commissie, en aansluitend een inleiding tot de professionalisering en
informatisering van de werking van de dienst door Lieven Baert, team leader van de afdeling digitale
bewaring.
De Europese Commissie bestaat sinds het begin van de jaren ’50 als instelling van de Europese Unie
en had aanvankelijk een beperkte omvang. Doorheen de jaren groeide de organisatie en in de jaren
’80 werd voor het eerst werk gemaakt van een beleid rond de ontsluiting van het archief. Toen werd
de beslissing genomen om archief ouder dan 30 jaar openbaar te maken en was er nood aan het
ontsluiten van het archief uit de beginjaren. Zo ontstond in 1983 de archiefdienst, die toen 4 lopende
kilometer archief beheerde op locatie in Brussel.
Vandaag telt de archiefdienst van de Europese Commissie zo’n 60 medewerkers en is ze gevestigd in
Brussel en op een locatie buiten Brussel. De dienst bestaat uit vijf afdelingen: ‘aquisition & tri’,
traitement & valorisation’, déclassification & numérisation’, ‘préservation numérique’ en ‘recherche
& communication.’ Ongeveer de helft van de medewerkers is werkzaam op kantoor in Brussel. De
andere helft werkt in het depot, waar de archieven bewaard, verwerkt en gedigitaliseerd worden.
Verder zijn op elk directoraat-generaal (DG) van de Europese Commissie eigen informatiebeheerders
(in totaal ongeveer 150 over alle DG’s bestaande uit DMO’s en hun teams) actief die zorgen voor
overdrachten naar de archiefdienst. Niets doet vermoeden dat achter de gevel van een onopvallende
loods op een industrieterrein nabij Brussel een dergelijke infrastructuur gevestigd is.
Het archiefdepot van de Europese Commissie heeft een grondoppervlakte van 10.000m 2 met een
opslagcapaciteit van 25.000m 2 . Uitgedrukt in lopende kilometer is er vandaag een capaciteit van 140
km, waarvan 134 momenteel in gebruik. Tot 2017 kwam er jaarlijks tot 3 km archief bij, daarna ging
het om minder dan 1 km per jaar. Sinds 2021 komt er jaarlijks terug zo’n 2 km archief toe. Gezien de
totale capaciteit van het depot lijkt dit problematisch, maar twee kanttekeningen dienen gemaakt.
Ten eerste is het depot in België niet de definitieve bestemming van de archieven, de historische
archieven van de Europese Unie (niet enkel van de Commissie) worden immers bewaard bij het
European University Institute in Firenze (HAEU). Ten tweede dient niet alles wat toekomt permanent
bewaard te worden. Er wordt geselecteerd bij aankomst van de archieven in het depot en bij de
latere verwerking ervan, en archieven worden desgevallend vernietigd wanneer de bewaartermijn
verstreken is. Bij elke overdracht wordt een overdrachtslijst aangeleverd door de archiefvormer
waardoor een eerste schifting relatief eenvoudig kan gebeuren. Elk directoraat-generaal van de
Commissie heeft trouwens een records manager die verantwoordelijk is voor de ordentelijke
overdracht van het archief van de departementen naar de archiefdienst.
Het Belgische depot doet dus dienst als tussenoplossing: van overal ter wereld kunnen archieven
overgedragen worden die verband houden met de Europese Commissie. Het gaat over de archieven

van de verschillende departementen, diensten, agentschappen, vertegenwoordigingen en delegaties.
Naast de archieven van de directoraten-generaal worden ook de archieven van de verschillende EU-
Commissarissen overgedragen naar de archiefdienst.
In 2007 stelde de Europese Commissie haar eigen selectieregels vast. Daarvoor werd alles bewaard,
maar dit was gezien de onophoudelijke aangroei op termijn niet houdbaar. Overgedragen dossiers
die slechts tijdelijk bewaard moeten worden, worden opgeslagen in de oorspronkelijke verpakking.
Wat definitief bewaard dient te worden, blijft tijdelijk ook opgeslagen in de oorspronkelijke
verpakking, maar bevindt zich in de wachtrij om geïnventariseerd, gescand en uiteindelijk als
afgewerkt product naar Firenze verhuisd te worden. Per jaar verwerkt de archiefdienst 500 meter
archief, dit impliceert uiteraard dat de verwerkingsachterstand steeds groter wordt. De archiefdienst
van de Europese Commissie ondervindt hier dezelfde uitdagingen als de Belgische archiefsector. Van
alle dossiers is uiteraard wel geweten waar ze zich bevinden in het depot: alle items op de
overdrachtslijsten worden gekoppeld aan plaatscodes. In die zin is er wel een basisontsluiting voor
het gehele depot.
Het is de politiek van de archiefdienst om alles wat permanent bewaard moet worden in te scannen,
zodoende moeten de oorspronkelijke stukken niet worden uitgehaald wanneer een onderzoeker
ernaar vraagt (en de stukken misschien al in Firenze zitten). De archiefdienst van de Commissie
ondersteunt onderzoekers bij hun onderzoek. Medewerkers van de dienst gaan mee op zoek naar
geschikte dossiers om de vraag te beantwoorden en maken aldus zelf deel uit van het onderzoek.
Onderzoekers krijgen de inventarissen niet zelf in handen.
Het depot bestaat uit twee types opslagruimte. 14% van de archieven bevindt zich in een grote, hoge
ruimte met genummerde metalen kooien. Om optimaal gebruik te maken van de hoogte zijn de
kooien gestapeld. Een vorkheftruck is vereist om ze te bereiken. De archieven de op deze manier
bewaard worden, worden minder vaak geraadpleegd. De rest van de archieven bevindt zich in
klassieke, vaste rekken. Dit depotgedeelte is gecompartimenteerd en bestaat uit verschillende
niveaus. Omwille van de stabiliteit van het depot reiken de rekken van onderaan het gebouw tot
helemaal bovenaan het gebouw. Om de hogere leggers te bereiken zijn er vloeren tussen de rekken
gebouwd, zodoende is dit depotgedeelte feitelijk in verschillende verdiepingen verdeeld.
Twee van de vele uitdagingen in het verwerken van het archief zijn declassificatie en ontsluiting. In
principe zijn alle dossiers na 30 jaar openbaar. Ongeveer de helft van de aanvragen tot inzage van
archief zijn intern, de andere helft extern. Door de wijze van ontsluiting van de 134 lopende
kilometer archief wordt bij een aanvraag tot inzage zelf heel wat voorbereidend werk verricht door 7
medewerkers van de archiefdienst. Om stukken ter inzage van onderzoekers te kunnen geven
moeten ze ook gedeclassificeerd worden, wat betekent dat ze elk individueel bekeken dienen te
worden. Ontsluiting gebeurt in eigen huis door eigen archivarissen, maar ook met de hulp van
archivarissen die via een gespecialiseerde firma tewerkgesteld worden. De archiefdienst heeft
hiervoor een interinstitutioneel kadercontract waar de verschillende EU instellingen beroep op
kunnen doen. Junior archivarissen krijgen zo de kans om praktische ervaring op te doen in een
internationale werkomgeving. Een extra uitdaging is de meertaligheid van de stukken: de Commissie
onderhoud banden met de hele wereld waardoor de stukken in alle mogelijke talen toekomen.
Archiefbeschrijvingen worden daarentegen wel standaard in het Frans en soms in het Engels
gemaakt. Daar komt bij dat niet in elke Europese lidstaat een universitaire opleiding archivistiek

bestaat waardoor de lidstaten niet gelijk vertegenwoordigd zijn in de archiefdienst (wat gevolgen
heeft voor de beschikbare talenkennis van het personeel). De afschaffing van de interuniversitaire
opleiding ‘archivistiek: erfgoed- en hedendaags documentbeheer’ in Vlaanderen maakt deze
problematiek enkel maar groter.
De informatisering van de maatschappij laat zich ook in de archiefdienst van de Europese Commissie
voelen. Daar waar vroeger alles op papier gearchiveerd werd, staat digitaal archiveren en beschrijven
nu steeds hoger op de agenda van de Europese Commissie en de archiefdienst. Bij hybride dossiers
maken QR-codes op de verpakking van de papieren dossiers de link met de metadata naar het
digitale dossier. Daarnaast werd er nagedacht over de uniformisering van de archiefbeschrijvingen
om ze gemakkelijker te kunnen laten doorstromen naar een digitale omgeving. Sinds een tiental
jaren werden de internationale archiefstandaarden ISAD(G) en ISAAR geïntroduceerd om de meer
individuele dossierbeschrijvingen van verschillende archivarissen te uniformiseren met het oog ze te
kunnen opnemen in hiërarchische archiefbeschrijvingen. De idee van beschrijvingen maken met
hiërarchische niveaus of van series beschrijven over de verschillende overdrachten heen, was
voorheen onbestaande. Eveneens werd een programma ontwikkeld waarin de evolutie van
organogrammen op een digitale manier eenvoudig kan worden opgevolgd: HistOrga.
Maar ook op het vlak van ‘digital born’-archiefmateriaal gebeurt er heel wat in de archiefdienst van
de Europese Commissie. Er werd een digitale infrastructuur opgezet, er werden acties ondernomen
inzake digitale preservatie en momenteel gaat alle aandacht naar het opzetten van een nieuw
archiefbeheersysteem.
Het was een boeiende voormiddag met een interessante kruisbestuiving van ideeën tussen twee
archivarissen van de archiefdienst van de Europese Commissie en de deelnemende archivarissen uit
Vlaanderen en Brussel. Nogmaals bleek dat we allen met dezelfde uitdagingen zitten op het vlak van
het beheer van analoog of digitaal archief, als overheidsarchivaris of als privaatrechtelijk archivaris.
Momenten als deze helpen ons om de domeinoverschrijdende meerwaarde en uniciteit van ons
beroep te onderkennen. Nogmaals dank Sven en Lieven om het FAAD te ontvangen!