Heb je zin in een dynamische en uitdagende functie binnen een lokaal bestuur? Wil je daarbij de organisatie naar een hoger niveau tillen qua informatiebeheer en wat daarmee samenhangt? Dan hopen wij jou te ontmoeten!
In deze functie begeleid je medewerkers bij de stad Mechelen en de hele organisatie naar een nieuw en verbeterd informatie- en documentbeheer. De functie kent een strategischeinbedding en er wordt nauw samengewerkt met sleutelspelers die betrokken partij zijn in het informatiebeheer zoals Strategie en ICT. Het werk is gevarieerd en de gestelde uitdagingen doen zowel beroep op je intellectuele vermogen alsook op je kwaliteiten om de zaken praktisch en projectmatig aan te pakken. De focus ligt op het analoge documentbeheer. In tweede instantie werk je nauw samen met de digitale informatiecoach om het digitale informatiebeheer beleidsmatig en praktisch vorm te geven.
Wat doe je als Informatiebeheerder?
- Je adviseert en ondersteunt de diensten in hun informatie- en documentbeheer, vanaf de creatie van informatieobjecten tot het einde van het administratief nut.
- Je werkt projectgewijs aan de overdracht van bestuurlijke en administratieve informatie naar permanente bewaring, in het bijzonder voor fysieke documenten en in tweede instantie voor digitaal gevormde informatie.
- Je bent in staat de selectieregels voor bestuursdocumenten met het oog op bewaring of vernietiging toe te passen en hierover advies te verlenen aan de diensten.
- Je begeleidt de medewerkers bij de opmaak van een digitaal klassement of mappenstructuur, gebaseerd op taken, functies en werkprocessen.
- Je past op correcte wijze de desbetreffende wetgeving toe, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van persoonsgegevens en privacy, Informatieveiligheid en hergebruik van overheidsinformatie.
Wat verwachten we van jou?
- Bij voorkeur heb je:
- Interesse in informatiemanagement en/of documentmanagement
- (Basis) Kennis van Office 365 en tools (Sharepoint, Teams, One Note, …)
- Kennis van projectmanagement en/of zin om hier op korte termijn mee aan de slag te gaan
- Voeling met de werking van een lokaal bestuur
- Je ziet verbanden en weet zo relaties te leggen tussen informatiebeheer en andere projecten en teams (ICT, Organisatiebeheersing, Procesbeheer, etc.).
- Je bent in staat om de coördinatie en planning van documentbeheerprojecten op te nemen en overlegstructuren met sleutelfiguren te initiëren, zodat de beoogde doelstellingen worden bereikt.
- Je bent analytisch en conceptueel voldoende beslagen om mee te werken aan oplossingen voor de archivering van (tijdelijk) te bewaren informatie (uit systemen) van de stedelijke diensten.
- Je bent flexibel, werkt graag mee aan oplossingen, en hebt voldoende hands-on-mentaliteit zodat je ook daadwerkelijk projecten implementeert.
- Je bent communicatief en proactief en bezit de nodige overtuigingskracht om anderen de meerwaarde van een goed informatiebeheer en –beleid te laten inzien.
- Een diploma Master na Master Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer strekt tot aanbeveling; dat geldt ook voor een diploma Graduaat in het Informatiebeheer met aantoonbare ervaring.
Wat mag jij verwachten?
- Een voltijds contract van bepaalde duur op niveau A1a-2a.
- Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt in aanmerking genomen voor een maximumperiode van 18 jaar.
- Bruto aanvangsloon zonder anciënniteit € 3641,48 per maand.
- Bruto loon met 18 jaar anciënniteit in de privésector € 5624,72 per maand.
- Extra’s: een interessante verlofregeling, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, terugbetaling abonnement woon-werkverkeer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot thuiswerk en telewerkvergoeding.
- Onze organisatie voorgesteld in 90 seconden
- Lees ook de 5 redenen om voor Mechelen te werken en de verhalen van onze collega’s.
Interesse?
Solliciteer online ten laatste op 30 juli 2023.
Alle kandidaten krijgen van ons antwoord via email, kijk dus zeker je spam / ongewenste mail na als je een paar dagen voor de selectiedatum nog niets van ons hebt gehoord.
De selectie start met een CV-screening. Enkel de kandidaten wiens profiel het best aansluit bij de functie, worden uitgenodigd voor de selectie. (maximum 8)
De selectieprocedure bestaat verder uit volgende onderdelen:
- casusopdracht
- sollicitatiegesprek
De gesprekken gaan door op 8 augustus. Houd deze data alvast vrij in je agenda.
Meer info over de functie
Erwin Steegen, diensthoofd Stadsarchief
- T 015/ 44 53 65
- E erwin.steegen@mechelen.be
Meer info over de selectieprocedure
Lara Stevens, Consulent Rekrutering
- T 015/ 29 76 24
- E lara.stevens@mechelen.be