het Historisch Centrum Limburg in het kort

Historisch Centrum Limburg (HCL) is een openbare archieforganisatie op basis van een gemeenschappelijke regeling tussen de Rijksoverheid en de gemeenten Maastricht en Heerlen. Daarnaast zijn diverse gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, de provincie Limburg en het Waterschap Limburg voor hun archiefbeheer en informatie-dienstverlening naar het publiek bij HCL aangesloten*.

HCL bezit grote historische collecties, archieven, prenten, foto’s, films en boeken over de geschiedenis van Limburg. Die collecties worden breed gebruikt voor raadpleging, onderzoek, educatie en cultuurbeleving. Het HCL beschikt over twee locaties. Eén locatie is gelegen in het centrum van Maastricht, de ander in Heerlen. De locatie in Heerlen verhuist binnenkort van het centrum naar de wijk Heerlerheide. Binnen HCL worden vier organisatieonderdelen onderscheiden: Dienstverlening, Archieven & Collecties, Toezicht & Advies en Bedrijfsvoering.

De afdeling Archieven & Collecties is verantwoordelijk voor het bewaren en toegankelijk maken van de collecties. Op beide locaties wordt gebruik gemaakt van een allround collectiebeheersysteem: MAIS-Flexis. Ter versterking van deze afdeling zijn wij op zoek naar een:

Functioneel Applicatiebeheerder MAIS-Flexis (1,0 fte)

Ben jij een verbindende Functioneel Applicatiebeheerder die de brug slaat tussen de gebruikersorganisatie, applicatie-inrichting en de IT-leverancier? Ben jij bereid om je handen uit je mouwen te steken en samen met je collega’s verder te bouwen aan een toekomstbestendig archief- en collectiebeheer bij het HCL? Dan zijn we op zoek naar jou!

dit ga je doen:

Als functioneel applicatiebeheerder ben jij de kennishouder van ons collectiebeheersysteem en  je snapt als geen ander wat de meerwaarde van het collectiebeheersysteem is. Je voert het functioneel beheer uit van ons centrale collectiebeheersysteem MAIS-Flexis, zowel de klassieke bureaubladapplicatie als de moderne webapplicatie, en de bijbehorende webomgeving MAIS-(Meta)DataWebServices. Jij zorgt voor de configuratie en de inrichting van onze MAIS-Flexis omgevingen die wij als SaaS software afnemen.

Jij zorgt dat het collectiebeheersysteem altijd de juiste functionaliteit levert, maar je bent ook continue bezig met het beter en slimmer inrichten van de applicatie en de beheerprocessen. Daarom ben je veel in gesprek met collega’s, waaronder de archivarissen, de depotbeheerder en de restaurator; op die manier kun je hun wensen nog beter in kaart brengen en adviseren over het gebruik van het collectiebeheersysteem. Jij bent constant op zoek naar de juiste inrichting en houdt de laatste updates en functionaliteiten bij.

Omdat jij dé expert bent op het gebied van het collectiebeheersysteem, draag je zowel ad-hoc als structureel zorg voor het oplossen van issues. Je bent intern en extern het aanspreekpunt voor alle vragen over de inrichting en het gebruik van MAIS-Flexis. Je instrueert en bent de helpdesk voor je collega’s. Je bent contactpersoon voor de leverancier en data-afnemers. Je neemt deel aan de landelijke werkgroep van applicatiebeheerders MAIS-Flexis en vertegenwoordigt HCL in de gebruikersvereniging.

In samenwerking met een collega ben je verantwoordelijk voor het faciliteren van en ondersteunen bij de registratie en het beheer van onze archieven en collecties. Je beheert en je bewaakt de gegevensmodellen en richt het systeem hierop in; hierbij werk je nauw samen met de coördinator e-depot en met de archivarissen die de toegangen inhoudelijk beheren. Verder converteer en importeer je gegevens uit andere systemen, databases, spreadsheets en overige databronnen.

Je werkzaamheden als functioneel applicatiebeheerder voer je uit zowel in de vestiging Maastricht als in de vestiging Heerlen. Momenteel hebben beide locaties hun eigen applicatie-omgeving.

dit zijn je taken:

• Je voert dagelijkse operationele beheertaken uit, waaronder gebruikers- en rechtenbeheer, systeemconfiguratie, ontwerpen en/of inrichten van archiefeenheidsoorten, modeltoegangen, sjablonen en rapportages, definiëren en beheren van Vestigingen, Depots en Kasten, definiëren en beheren van archiefblokken, plaatsregistratie van archiefeenheden;
• Je ondersteunt en adviseert gebruikers met betrekking tot de werking en functionele mogelijkheden van het collectiebeheersysteem alsmede het instrueren van gebruikers;
• Je biedt de 1e-lijns ondersteuning; je analyseert en lost verstoringen en issues op, al dan niet met hulp van de leverancier;
• Je analyseert de impact van wijzigingen, onder meer bij voorgenomen aanpassingen en wijzigingen in nieuwe releases;
• Je beheert de archieftoegangen, waaronder koppelen scans en beschikbaar maken (uploaden) via MAIS-(Meta)DataWebServices;
• Je bent contactpersoon voor en beheert alle koppelvlakken met MAIS-Flexis, waaronder Archives Portal Europe (APE);
• Je bent in staat uit of naar externe gegevensbestanden te importeren/exporteren en daartoe benodigde mappings en conversies te maken en toe te passen (bijvoorbeeld Microsoft Access, Microsoft Excel, XML, scanbestanden).

dit breng je mee:

We zoeken een enthousiaste functioneel applicatiebeheerder die zich in het volgende herkent:

• Je hebt een aantoonbaar hbo werk- en denkniveau; bij voorkeur heb je een diploma hbo Informatiekunde of soortgelijke richting;
• Je hebt al aantoonbaar kennis van en ervaring met functioneel applicatiebeheer en je bent bekend met kwaliteitseisen en richtlijnen op dit gebied;
• Je bent service- en klantgericht met oog voor het grotere geheel;
• Je bent een prettige gesprekspartner voor de eindgebruikers en leverancier en jij weet te overtuigen waar dat nodig is;
• Je hebt kennis van IT-toepassingen;
• Je hebt affiniteit met erfgoed en archieven in het bijzonder, bij voorkeur heb je aantoonbare kennis van en ervaring met archief- en collectiebeheer;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het inrichten van datamodellen in collectiebeheersystemen, in het bijzonder MAIS-Flexis, of vergelijkbaar.

wij bieden

Bij HCL vind je een werkomgeving die jou stimuleert om het maximale uit jezelf te halen. Wij bieden een interessante dynamische functie op basis van 1 fte. In eerste instantie is er sprake van een tijdelijk dienstverband van een jaar met de intentie om bij goed functioneren over te gaan naar een vast dienstverband.

Het salaris wordt ingepast in schaal 9 (€ 2865 – € 4208) afhankelijk van opleiding en ervaring. Daarnaast ontvang je 17,05% van je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten, zoals verlof, bedrijfsfitness, een opleiding en/of vakbondscontributie. In dit bedrag is het vakantiegeld en een eindejaarsuitkering maand opgenomen. Verder heb je de mogelijkheid tot opbouw van ADV en wordt pensioen opgebouwd bij het ABP.

Het Historisch Centrum Limburg volgt de Cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (Cao SGO) en sluit daarbij zoveel mogelijk aan op de lokale regelingen van de Gemeente Maastricht.

hebben wij je interesse gewekt?

Als je wil reageren dan ontvangen we jouw reactie graag uiterlijk 26 juni 2022.

Je kunt je sollicitatiebrief met cv richten aan de directeur van het HCL, Lita Wiggers. Dat kan per e-mail naar secretariaat@rhcl.nl of schriftelijk naar Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht. Vergeet niet het vacaturenummer 2022/004 te vermelden.

eerst meer weten?

Voor nadere informatie omtrent deze vacature neem je vrijblijvend contact op met Rick van Velden, hoofd Archieven & Collecties, via vanvelden@rhcl.nl.