VACATURE – Beheerder provinciaal digitaal archief (Provincie West-Vlaanderen, A1a, voltijds)

Over ons

De Provincie West-Vlaanderen gaat over tot de organisatie van een vergelijkende combinatieprocedure via de procedure van aanwerving en interne mobiliteit, in het Nederlands, voor de aanstelling van een beheerder provinciaal digitaal archief(m/v) ten behoeve van de dienst bestuurszaken, fiscaliteit en juridische ondersteuning – sectie Archiefmet aanleg van een wervingsreserve.

Aanwerving in contractueel verband met contract onbepaalde duur en interne mobiliteit met behoud van statuut.

  • standplaats : Provinciaal Archiefgebouw, Gistelse Steenweg 528, 8200 Sint-Andries.

Plaats in de organisatie

Je wordt tewerkgesteld binnen de sectie Archief van de Dienst Bestuurszaken, fiscaliteit en juridische advisering.

De sectie Archief onderhoudt contacten met belanghebbenden uit alle provinciale diensten, de beleidsactoren van de provincieraad en de deputatie, en de provinciegriffier in verband met document- en archiefbeheer.

De medewerkers binnen deze sectie waarborgen het correct archiveren en beheren van de dossiers die doorheen de jaren worden opgemaakt door de provinciale diensten en privaatrechtelijke instellingen/faciliteiten met een bovenlokale werking.

De sectie Archief denkt proactief na over de manier waarop belangrijke documenten gearchiveerd dienen te worden zodoende een optimale dienstverlening naar de gebruikers te waarborgen.

Sinds 2020 zet de provincie sterk in op digitaal werken. Bijgevolg moet de aanpak rond digitaal archiefbeheer verder vormgegeven en uitgerold worden.

De adjunct-adviseur – beheerder provinciaal digitaal archief rapporteert aan de provinciaal archiefconsulente-sectiehoofd.

Basisdoelstelling

  • Je staat in voor de goede bewaring, toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van het provinciaal digitaal archief
  • Je analyseert de vorming en ordening van digitale documenten bij de diensten en formuleert verbeterpunten op basis van wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties
  • Je bereidt beleidsvoorstellen voor met betrekking tot efficiënt documenten- en archiefbeheer
  • Je volgt relevante opleidingen en studiedagen om nieuwe kennis rond digitaal documenten- en archiefbeheer op te doen en je gebruikt deze kennis in je dagelijkse werking
  • Je bent en blijft op de hoogte van ICT in het algemeen en van digitaal documenten- en archiefbeheer, met aandacht voor de archivering van digitale documenten en bestanden, en je implementeert deze kennis binnende Provincie
  • Je verzekert de digitale duurzaamheid van de documenten
  • Je zorgt ervoor dat de digitale documenten voorzien zijn van de juiste context, metadata en inhoudsbeschrijvingen zodat ze efficiënt en effectief vindbaar, toegankelijk en openbaar zijn
  • Je waakt, in samenwerking met de ICT-dienst, over de bescherming en het onderhoud van de informatie

Vaktechnische competenties

  • Kennis van de algemene vakmethodiek, het Serieregister en het E-depot
  • Kennis van wetgeving en juridische kaders: de geldende archiefregelgeving, de deontologische code voor archivarissen en de relevante wet- en decreetgeving in verband met openbaarheid, privacy en bescherming van de persoonlijke levenssfeer, auteursrecht, enz.
  • Kennis van technieken en theoretische kaders in verband met archivering
  • Kennis van hard- en softwaretoepassingen met betrekking tot documenten- en archiefbeheer en MS-office

Over de functie

Generieke resultaatgebieden

  • Vertegenwoordigen van de dienst of dienstonderdeel
  • Instaan voor optimale informatiedoorstroming en communicatie
  • Ondersteunen van en verlenen van advies aan de beleidsbepalers en andere diensten
  • Dossierbehandeling

Profiel

KERNCOMPETENTIES

Permanente ontwikkeling

  • Verantwoordelijkheid nemen voor de eigen professionele ontwikkeling met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties
  • Creëren van een leerklimaat

Integriteit

  • Integer en correct blijven handelen ook in complexe situaties en onder druk
  • Signaleren van niet integer gedrag en ondernemen van actie
  • Respect en openheid voor anderen stimuleren

GEDRAGSCOMPETENTIES

Visie ontwikkelen

  • Bijdragen tot de visieontwikkeling binnen het eigen beleidsdomein
  • Voorstellen ontwikkelen op basis van de uitgestippelde organisatiestrategie
  • Trends en verbanden zien met andere situaties of evoluties binnen andere beleidsdomeinen
  • Vertalen van trends en ontwikkelingen naar mogelijkheden binnen het eigen beleidsdomein

Adviseren

  • Verwerken van informatie bij de opmaak van nota’s, dossiers, meerjarenplannen, enz.
  • Situeren van dossiers of problemen in een ruimere context en lange termijnperspectief
  • Betrekken van de juiste personen of instanties bij een dossier of opdracht

Kwaliteitsvol werken

  • Ontwikkelen en benoemen van kwaliteitscriteria
  • Bedenken van andere of vernieuwende werkwijzen om kwaliteit te verbeteren
  • De geleverde kwaliteit ter discussie stellen en een klimaat creëren waarin creativiteit wordt gestimuleerd

Netwerken

  • Relaties leggen en onderhouden met mensen binnen en buiten de organisatie
  • Bij eigen beslissingen rekening houden met de opdracht en belangen van andere diensten
  • Belangen en posities van anderen kunnen doorzien en daarmee kunnen omgaan

Klantgerichtheid

  • Kansen zien en zoeken om klantentevredenheid te verhogen
  • Inspelen op signalen vanuit klanten en voorstellen doen naar structurele acties
  • Op zaken anticiperen in functie van een optimale dienstverlening of werking van de afdeling of de organisatie
  • Anderen stimuleren om klantgericht te werken

Je profiel

Aanwervings- en toelaatbaarheidsvereisten

Voor de externe aanwerving:

  1. Op de uiterste inschrijvingsdatum beschikken over een masterdiploma.

Voor de interne mobiliteit:

  1. Vast aangesteld statutair personeelslid zijn of
    contractueel personeelslid zijn en aan de volgende criteria beantwoorden :
    aangesteld zijn na 31 december 2008 na een aanwerving- en selectieprocedure als vermeld in Titel 3 – hoofdstuk II, afdeling II en III en de inwerktijd beëindigd hebben
    b. aangesteld zijn voor 31 december 2008 na een externe bekendmaking van de vacature en een gelijkwaardige selectieprocedure als van toepassing op vacatures in statutaire betrekkingen;
  2. Een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste evaluatie;
  3. Voldaan hebben aan de door het provinciebestuur opgelegde vorming (cfr. artikel 166 van de rechtspositieregeling);
  4. Voldoen aan de competentievereisten die vastgesteld zijn in de functiebeschrijving voor de functie;
  5. Op de uiterste inschrijvingsdatum één jaar graadanciënniteit hebben in dezelfde of vergelijkbare graad.

De kandidaten die ten onrechte aan de procedure mochten deelgenomen hebben, kunnen in geen geval toelaatbaar worden verklaard.


Ons aanbod

Wij bieden een geïndexeerd loon volgens barema. Het jaarlijkse salaris van een provinciaal beheerder digitaal archief gaat van gaat van 40.370,06 euro tot 62.818,40 euro (salarisschaal A1a, index inbegrepen). Beschik je reeds over relevante ervaring voor deze functie? Dan is het mogelijk om erkenning te verkrijgen van jouw anciënniteit.

Ook een gezonde work-life balance is belangrijk bij ons en daarom bieden wij een flexibel uurrooster en de mogelijkheid tot thuiswerk.

Daarnaast is er ook nog een interessant pakket aan extralegale voordelen:

  • Maaltijdcheques (€ 8/dag)
  • Vakantiegeld
  • 35 jaarlijkse vakantiedagen
  • Eindejaarstoelage
  • Hospitalisatieverzekering
  • Tweede pensioenspijler
  • Gratis openbaar vervoer voor woon- en werkverkeer
  • Fietsvergoeding
  • Uitgebreide opleidingsmodelijkheden
  • Sportaanbod

Verloop van de procedure

Selectieprogramma

De kandidaten die deelnemen via de procedure van aanwerving en interne mobiliteit worden onderworpen aan dezelfde proeven die gelijktijdig worden afgenomen.

Voor de interne personeelsmobiliteit:

Kandidaten die reeds eerder slaagden voor gelijkwaardige selectieproeven voor een functie van dezelfde of gelijkwaardige graad kunnen een vrijstelling vragen voor het schriftelijke gedeelte en/of psychotechnische proeven. De aanstellende overheid beslist over de volledige of gedeeltelijke vrijstelling. De betreffende kandidaten worden direct opgenomen in de poule en kunnen worden uitgenodigd voor deel 2 van een procedure.

1. Schriftelijk gedeelte                                        vereiste minima ………………………………………………………………………………. 24/40

Vragen en/of casestudy met het oog op het toetsen van de vereisten  opgesomd onder Profiel van de functiebeschrijving.

Tot het mondeling gedeelte worden toegelaten de kandidaten die geslaagd zijn voor het schriftelijke gedeelte.

2. Assessment/psychotechnische proeven

Deze proef beoogt de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes.  De resultaten gelden als informatie bij het mondeling gedeelte.

3. Mondeling gedeelte ……………………………………………………………………………….. 24/40

Dit mondeling gedeelte heeft onder meer tot doel om, op basis van het ingediende curriculum vitae en de functiebeschrijving, de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te toetsen, de vereiste kennis, en zijn/haar persoonlijkheid en voorkomen na te gaan.

TOTAAL……………………………………………………. 48/80

III. Rangschikking en indienstroeping

De kandidaten die de vereiste minima bereiken worden gerangschikt op één werfreserve voor de vergelijkende selectieprocedure. Is het totaal aantal punten gelijk, dan krijgen de kandidaten die het hoogste aantal punten bekomen hebben voor het laatste gedeelte voorrang. Subsidiair krijgt de oudste voorrang.

De geslaagden die aan de gestelde eisen voldoen zullen naar volgorde van bovenvermelde rangschikking tot de inwerktijd/proeftijd worden toegelaten.

Deze reserve kan ook gebruikt worden voor een tijdelijke functie of gelijkaardige invullingen.

Voor de externe aanwerving:

Bij een externe aanwerving bedraagt de duur van de inwerktijd/proeftijd twaalf maanden.

Voor de interne mobiliteit:

Bij een interne personeelsmobiliteit is er geen proeftijd voorzien en is de aanstelling onmiddellijk definitief.

De uitslag van de vergelijkende procedure blijft geldig gedurende een periode van één jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van de selectieverrichtingen door het opstellen van het proces-verbaal. De reserve kan maximaal tweemaal met één jaar worden verlengd.


Hoe solliciteren

U kan zich enkel geldig inschrijven voor deze selectie tot en met zondag 5 juni 2022 via de link die vermeld staat bij de vacature.


Meer weten

Heb je nog vragen over deze vacature? Neem dan zeker deel aan het informatiemoment op vrijdag 3 juni 2022 om 9u00 via Teams. Hiervoor stuur je gewoon een mail naar ‘vacatures@west-vlaanderen.be’ en wij bezorgen jou de link voor dit infomoment.

Data procedure:

  • Zaterdag 11 juni 2022: schriftelijk gedeelte – Provinciehuis Boeverbos, 8200 Sint-Andries
  • Maandag 27 juni 2022: assessment
  • Donderdag 30 juni 2022: mondeling gedeelte – Provinciehuis Boeverbos, 8200 Sint-Andries

Bijkomende inlichtingen kunt u bekomen bij mevrouw Susanne Wiesinger, sectiehoofd werving en selectie (tel. 050 40 34 11, e-mail: vacatures@west-vlaanderen.be).

Uitgebreide informatie over de extra legale voordelen en algemene toelaatbaarheidsvereisten vindt u op http://www.west-vlaanderen.be/vacatures/veelgesteldevragen/Paginas/default.aspx

Solliciteren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *