Toen we in het najaar van 2019 de voorbereidingen troffen voor een BDAOS in maart 2020 hadden we nooit gedacht dat we pas in november 2021 een editie konden laten plaatsvinden. Ondertussen heeft de actualiteit ons ingehaald en na 2 pogingen kon het Archief Gent ons (eindelijk) ontvangen. Door de geldende coronamaatregelen was het een speciale editie, te meer omdat er voor Archief Gent in anderhalf jaar veel veranderd is. Er is een nieuw diensthoofd en ze hebben een pak nieuwe gezichten mogen verwelkomen. Om meerdere redenen was deze BDAOS er één om nooit te vergeten.
De deelnemers verzamelden in de leeszaal van de Zwarte Doos, het epicentrum van Archief Gent. Daar werden we verwelkomd door Casper De Koker, de educatief medewerker. Na een korte introductie volgde een toelichting over hoe de cel Informatiebeheer omging met het verwerkingsregister van de stad. Onder de deskundige leiding van Johan De Reu werden we meegenomen in hoe het verwerkingsregister werd opgezet en welke rol de cel Informatiebeheer hierin speelt.
Wat opvallend is dat het verwerkingsregister een database is die is opgezet via Microsoft Dynamics en die ook een publieksportaal heeft, wat wil zeggen dat de burger kan zien welke verwerkingen de stadsdiensten uitvoeren en op welke wijze er privacygevoelige gegevens worden verwerkt. Bij ons weten is deze werkwijze uniek, andere steden en gemeenten werken met Excels die niet publiek toegankelijk zijn. De medewerkers van de stadsdiensten vullen het verwerkingsregister zelf in, maar zowel de DPO als de cel Informatiebeheer speelt een belangrijke rol in het valideren en het aanvullen van informatie. De cel informatiebeheer adviseert de stadsdiensten in het gebruik van bestemmingen en bewaartermijnen.
Archief Gent is nauw betrokken bij het beheer van het verwerkingsregister, maar in het opzetten ervan was er weinig tot geen plaats voor een inbreng vanuit het archief. Dit zorgt voor tegenstellingen en botsingen. Lien Ceûppens ging hier dieper op in in het laatste deel van de presentatie. Zo kwamen we te weten dat verwerkingen niet één op één te vertalen zijn naar processen en dat er dus meerdere bewaartermijnen kunnen zijn. De introductie van de GDPR en het bijbehorende verwerkingsregister zorgde ook voor een nieuw spanningsveld. Waar vroeger de archivaris zonder verantwoording bewaartermijnen kon bepalen is dit veranderd en moet de waarom duidelijker omschreven zijn. Het archief moet echter zijn rol spelen in het opstellen van het verwerkingsregister, te meer omdat het archief een bijzondere rol opneemt: het is één van de weinige diensten (zo niet de enige) die een lange-termijnvisie hanteert over processen, taken, dossiers en documenten.
Na deze nieuwe inzichten was het tijd voor een rondleiding door de collectiebeheerders van Archief Gent. Guy Dupont en Eline De Bel gidsten ons doorheen de Zwarte Doos, dat in de jaren voor corona aan een aantal veranderingen onderhevig was. De basisstructuur van de Zwarte Doos worden nog steeds gevormd door het staalverwerkingsbedrijf wat vroeger op de site actief was. Het gebouw huisvest vandaag naast het stadsarchief ook de dienst stadsarcheologie en tijdelijk de dienst burgerzaken van de gemeente Gentbrugge. Er was tijdens de rondleiding dus heel wat bedrijvigheid in het gebouw. We startten onze rondleiding met een bezoek aan de atelierruimte. Deze ruimte doet dienst als digitaliseringsstudio en worden ook objecten gefotografeerd. Voor het uitvoerende werk wordt een beroep gedaan op vrijwilligers. Recent rondde Archief Gent nog een project af rond digitalisering van oude filmaffiches. Hoogwaardige digitalisering gebeurt met behulp van een scaninstallatie die tot formaat A0 kan scannen. Ook fragiele registers en kaarten worden probleemloos via deze machine gedigitaliseerd. We kregen in de atelierruimte nog enkele originele foto’s te zien uit het Duitse Kriegsalbum van de stad Gent (WO I) en originele technische tekeningen van spinmachines van de hand van Lieven Bauwens. De rondleiding ging verder door de depotruimtes waar we meer uitleg kregen over de keuzes die Archief Gent maakte qua inrichting.Zo werden rekken op een inventieve manier omgebouwd om een schilderijencollectie op te bergen. De depotruimtes werden ondergebracht in de oude atelierruimtes van het staalbedrijf en een deel werden een drietal jaar geleden grondig gerenoveerd. De over depotruimtes volgen nog. Ook gingen we een kijkje nemen in een quarantaine-/aanwinstenruimte die op dat moment geconverteerd werd tot restauratieatelier. Ook hier werden we vergast op nog enkele pareltjes uit de collectie van Archief Gent. Zo kregen we het oude archiefstuk te zien, een oorkonde uit 1178 waarin de aartsbisschop van Keulen de Gentse schippers vrijstelde van tolheffingen op de Rijn. Verder zagen we ook nog het Gentse exemplaar van het Groot Privilege (1477) en een uniek hospitaalregister met een prachtig schilderij op de boekkaft. Tot slot bracht de uitgebreide rondleiding ons nog naar de inventarisatieruimte, de erfgoedbibliotheek en de scanstraat, waar op vraag documenten worden ingescand en aangeleverd aan de stadsdiensten. Archief Gent verwerkt enkele duizenden aanvragen per jaar in het kader van deze interne dienstverlening.
Het slotakkoord was voor Casper die ons al eerder verwelkomd had. Hij startte met 20 minuten Archiefgames waarin de deelnemers spelenderwijs de werking van Archief Gent leerden kennen. Dit was een echte aanrader voor één of andere teambuilding, de schrijver heeft zich alvast geamuseerd! Het is eens iets anders dan een droge presentatie…
We gaan niet veel verklappen hoe de Archiefgames gingen, zodat u als lezer dit ook eens kunt beleven.
Casper gebruikte diverse elementen uit andere momenten voor een ander doelpubliek. Hiermee kon hij aantonen dat je het archief op diverse manieren kunt inzetten voor een educatieve werking. Traditioneel werd het archief gebruikt voor tentoonstellingen of voor publicaties. Als het dan ging over het archief zelf dan vertaalde dat zich vaak in rondleidingen of presentaties. Casper toonde aan dat het dus ook anders kan en dat we als archiefsector het stoffige imago wat kunnen afschudden.
Niet alleen kunnen we de archiefdienst zelf hipper maken, maar ook kunnen we de collectie beter in de verf zetten. Het voormalig diensthoofd van Casper gaf aan dat Archief Gent over een rijke collectie beschikte en dat het jammer is dat het zo weinig gebruikt werd. Door een educatieve werking kunnen meer aspecten aan bod komen, onder meer in toegankelijke rondleidingen voor kinderen en jongeren, een andere manier van tentoonstellen en lespakketten die aan diverse scholen worden aangeboden. Corona heeft de educatieve werking wat vertraagd, maar achterliggend is Archief Gent bezig met materiaal ter beschikking te stellen van een breed doelpubliek en dit met nieuwe middelen.
Casper benadrukte dat je dat niet alleen kan doen en dat je hiervoor de hulp kan inroepen van diverse instanties die hier ervaring in hebben, zoals FARO, lerarenopleidingen, erfgoedcellen, enz. Dit geldt niet enkel voor Archief Gent, maar ook voor kleinschaligere archieven.
Archief Gent droomt van een educatieve werking zoals The National Archives (UK) of het Nationaal Archief (NL) heeft. Deze voorbeelden in gedachte werkt Archief Gent dan ook hard om een Erkend Cultureel Archief te worden. Na deze uiteenzetting zijn we ervan overtuigd dat dit niet lang meer op zich zal laten wachten.
Hiermee sloten we de editie van Bij de Archivaris op Schoot af. Deze speciale corona-editie is zeker niet de laatste en we willen jullie wel degelijk verwelkomen bij een volgende editie, hopelijk in de wat minder verre toekomst.
