I. Functiebenaming
Projectcoördinator
Functiefamilie 5 : projectcoördinatoren
II. Plaats in de organisatie
Je wordt tewerkgesteld binnen de sectie Archief van de Dienst Griffie & Fiscaliteit.
De sectie Archief onderhoudt contacten met belanghebbenden uit alle provinciale diensten, de
beleidsactoren van de provincieraad en de deputatie, en de provinciegriffier in verband met
document- en archiefbeheer. De sectie Archief denkt proactief na over de manier waarop
belangrijke documenten gearchiveerd dienen te worden zodoende een optimale dienstverlening
naar de gebruikers te waarborgen. Dit houdt eveneens het uitwerken van een aanpak rond
digitaal archiefbeheer in.
De functie focust zich op de uitvoering van het cultureel-erfgoedproject “Willy Van den Bussche
en het Provinciaal Museum voor Moderne Kunst-Provinciaal Museum Constant Permeke:
inventariseren en waarderen van museum(directeurs)archief”.
Deze functie wordt mogelijk gemaakt door een projectsubsidie binnen het
Cultureelerfgoeddecreet van de Vlaamse Gemeenschap. De eerste fase (jaar 1 van 2) van dit
project is intussen goedgekeurd, de volgende fase zal opnieuw aangevraagd moeten worden.
De projectcoördinator rapporteert aan de provinciaal archiefconsulente-sectiehoofd.
III. Basisdoelstelling
o Je coördineert projecten, waaronder bovenstaande cultureel erfgoedproject
o Je doet onderzoek naar de archiefvormer en -vorming
o Je inventariseert, reinigt en herverpakt het archief
o Je maakt een netwerkkaart op
o Je organiseert intern overleg en overleg met het kernteam
o Je doet voorbereidend onderzoek naar waarderingsmethodes
o Je staat in voor de mondelinge en schriftelijke verslaggeving en eindrapportage
o Je communiceert de projectresultaten via nieuwsbrief, blogpost en/of website
o Je verwezenlijkt een duurzame verankering van de resultaten
o Je schrijft mee aan het subsidiedossier voor de volgende fase van het project
IV. Generieke resultaatgebieden
Vertegenwoordigen van het project of de dienst
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Initiëren en deelnemen aan samenwerkingsverbanden, opstarten van projecten
o Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en/of projecten met externe instanties
o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het bestuur
o Fungeren, binnen het project als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en
andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties
Meewerken aan een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van
communicatie
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Organiseren van een overleg naar aanleiding van een specifiek project
o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de
uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten,…
o informatieverstrekking aan beleidsverantwoordelijken, hiërarchisch
verantwoordelijken, collega’s,…
Formuleren van beleidsvoorstellen en adviezen in het kader van meewerken aan
projecten of verbeteren van de werking of dienstverlening
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Meedenken bij de aanpak, planning en opvolging van projecten
o Herkennen en analyseren van signalen uit het werkveld
o Proactief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen, trends,…
o Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s
o Evalueren van de dienstverlening of werking en formuleren van voorstellen ter
verbetering
Instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van de toegewezen projecten
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o Opvolgen van alle procedures in het kader van het project – opmaak en bijhouden
van draaiboeken
o Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling
o Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten
o Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen
V. Specifieke resultaatgebieden
/
VI. Profiel
I. KERNCOMPETENTIES
Permanente ontwikkeling
o Verantwoordelijkheid nemen voor de eigen professionele ontwikkeling met een
duidelijke plan voor de verbetering van de eigen prestaties
o Creëren van een leerklimaat
Integriteit
o Integer en correct blijven handelen ook in complexe situaties en onder druk
o Signaleren van niet integer gedrag en ondernemen van actie
o Respect en openheid voor anderen stimuleren
o Voorbeeldgedrag tonen in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid
II. GEDRAGSCOMPETENTIES
Plannen en organiseren
o Structuur aanbrengen in eigen werk en dat van anderen, ontwikkelen van
werkmethodes
o Bepalen van objectieven en prioriteiten
o Ontwikkelen van systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene
omstandigheden
o Inplannen van meetmomenten en evaluatie
o Toezien op een efficiënte en effectieve besteding van de middelen
Kwaliteitsvol werken
o Ontwikkelen en benoemen van kwaliteitscriteria
o Stimuleren van een kwaliteitsvolle uitvoering van de taken en projecten en opvolgen
van de (tussentijdse) resultaten
o Ingrijpen als de kwaliteit van de producten binnen het project niet in orde is
Netwerken
o Relaties leggen en onderhouden met mensen binnen en buiten de organisatie
o Bij eigen beslissingen rekening houden met de opdracht en belangen van alle
projectpartners
o Belangen en posities van anderen kunnen doorzien en daarmee kunnen omgaan
Probleemoplossend werken
o Het probleem vanuit verschillende invalshoeken onderzoeken en zoeken naar
verbanden
o Kunnen tot synthese/beoordeling komen
o Alternatieven bedenken en voor- en nadelen overwegen
o Onderbouwen van het eigen oordeel met beschikbare informatie en geldige
argumenten
o De juiste mensen of instanties betrekken bij het probleem
Stressbestendigheid
o Resultaat- en kwaliteitsgericht blijven werken onder tijdsdruk of in moeilijke
omstandigheden
o Constructief omgaan met kritiek van anderen en bereidheid om bij te sturen
o Bij confrontaties of in crisismomenten een correcte en tactvolle houding behouden
o Bij tijdsdruk prioriteiten aanbrengen en doelgericht blijven werken
o Goed kunnen presteren onder regelmatige terugkerende tijdsdruk, tegenslag en
moeilijke omstandigheden
Klantgerichtheid
o Kansen zien en zoeken om klantentevredenheid te verhogen
o Inspelen op signalen vanuit klanten en voorstellen doen naar structurele acties
o Op zaken anticiperen in functie van een optimale dienstverlening of werking van de
afdeling of de organisatie
o Anderen stimuleren om klantgericht te werken
III. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES
o Goede kennis van archiefwetgeving, archieforganisatie in Vlaanderen en algemene
vakmethodiek
o Goede kennis van de museale werking
o Goede kennis van de maatschappelijke context en evolutie op het werkterrein
o Kennis van projectmanagement
o Kennis van MS office
o Basisinzicht in de structuur van het provinciebestuur, provinciedecreet en de logistieke
werkomstandigheden
o Affiniteit met (moderne) kunst
I. Aard van de aanstelling
- Een aanstelling als projectcoördinator Cultureel Erfgoed (niveau A1-3) in contractueel verband
(bepaalde duur: 1 jaar), met voltijdse prestaties; - Standplaats: Provinciaal Archief West-Vlaanderen, Gistelse Steenweg 528, 8200 Sint-Andries.
II. Algemene toelatingsvoorwaarden en aanwervingsvoorwaarden
- Op de uiterste inschrijvingsdatum in het bezit zijn van een masterdiploma in de
richting Kunstgeschiedenis; - Kennis van archivistiek strekt tot aanbeveling.
De kandidaten die ten onrechte aan de procedure mochten deelgenomen hebben, kunnen in geen
geval toelaatbaar worden verklaard.
III. Selectieprogramma
preselectie
Indien er op de uiterste inschrijvingsdatum meer dan 15 geldige kandidaatstellingen zijn zal er een
preselectie plaatsvinden.
Deze preselectie bestaat uit een schriftelijke proef die de geschiktheid van de kandidaten test op de
competenties nodig om de functie in te vullen.
Om toegelaten te worden tot het mondeling gedeelte dient de kandidaat 60% te behalen en zich te
rangschikken bij de eerste 15 geslaagde kandidaten voor de preselectie voor deze functie.
De resultaten van de preselectie tellen niet mee voor de eindrangschikking.
mondeling gedeelte
Dit mondeling gedeelte heeft onder meer tot doel om, op basis van het ingediende curriculum vitae
en de functiebeschrijving, de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te toetsen, de vereiste
kennis, en zijn/haar persoonlijkheid en voorkomen na te gaan.
Het mondeling gedeelte kan voorafgegaan worden door psychotechnische proeven of een schriftelijke
voorbereiding.
IV. Rangschikking
Na de selectie wordt er een schriftelijk verslag van de gemotiveerde rangschikking van de kandidaten
opgemaakt.
V. Salaris
De jaarlijkse bezoldiging van een adjunct-adviseur (niveau A1-A3) gaat van 38.040,85 euro tot 59.194,00
euro (salarisschaal A1, index inbegrepen). Daarnaast zijn er nog een aantal reglementaire toelagen en
vergoedingen, ondermeer vakantiegeld, eindejaarstoelage, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, gratis
openbaar vervoer woon-werkverkeer.
VI. Wijze van inschrijving en uiterste inschrijvingsdatum
U kan zich enkel geldig inschrijven voor deze selectie tot en met woensdag 31 maart 2021 via de
link die vermeld staat bij de vacature.
VII. Extra informatie
Bijkomende inlichtingen kunt u bekomen bij mevrouw Susanne Wiesinger, sectiehoofd werving en
selectie, dienst Personeel & HRM (tel. 050 40 34 11, e-mail: vacatures@west-vlaanderen.be).
Uitgebreide informatie over de extra legale voordelen en algemene toelaatbaarheidsvereisten vindt u
op http://www.west-vlaanderen.be/vacatures/veelgesteldevragen/Paginas/default.aspx