Voor deze internationale editie van Bij De Archivaris Op Schoot trokken we op 24 mei de noordelijke landsgrens over richting de archieven van de gemeente Rotterdam. Met 21 studenten en alumni werden we verwacht in het stadsarchief, waar we te gast waren bij Bart Ballaux (tevens docent van de opleiding Archivistiek: Erfgoed en Hedendaags Documentbeheer aan de VUB). Hier werden we ondergedompeld in de Nederlandse archiefwetgeving en aan de hand van demo’s konden we zien op welke manier de Rotterdamse collega’s het informatiebeheer van de administratie in goede banen proberen te leiden. Ook een rondleiding in de indrukwekkende archiefdepots en verwerkingsruimten stond op het programma.
Als inleiding probeerde Bart Ballaux ons inzicht te geven in de organisatie en werking van de gemeente Rotterdam. Met zijn ca. 650.000 inwoners en ca. 13.000 ambtenaren (+ een fluctuerend aantal van ongeveer 3.000 extern ingehuurde medewerkers) is de gemeente Rotterdam te vergelijken met – en eigenlijk nog iets groter dan – de stad Antwerpen. Alle bevoegdheden zijn ondergebracht in zes clusters. Tot de cluster Bestuurs- en Concernondersteuning en daaronder de afdeling Informatiebeheer en Processen behoort het expertisecentrum Informatiebeheer. Dit team ondersteunt de gemeentelijke administratie bij het beheren van dynamisch en semi-dynamisch archief. Wanneer het archief statisch wordt, komt het terecht in het stadsarchief van Rotterdam, waar zo’n 22 kilometer papieren archief beheerd wordt door ca. zestig medewerkers. Het stadsarchief bewaart niet enkel de archieven de gemeente zelf, maar ook het archief van een aantal zelfstandige entiteiten en enkele naburige gemeenten.
Het expertisecentrum Informatiebeheer werd opgericht in 2015 en startte klein, maar telt ondertussen zestien medewerkers. Naast enkele archivarissen/records managers maken ook medewerkers met een IT-, juridisch of communicatieprofiel deel uit van de dienst. Elke cluster binnen het Rotterdams bestuur beschikt over een eigen records manager die deel uitmaakt het expertisecentrum. Daarnaast zijn er ook nog 3 “vrije” records managers die ingezet worden waar nodig. Het bijhouden van informatiebeheersplannen, definiëren van zaak- en dossiertypes, adviseren over het inrichten van systemen en de digitale handtekening zijn slechts enkele taken waarvoor de dienst bevoegd is. Het expertisecentrum is ook product owner van vijf applicaties, nl. twee documentbeheersystemen, een zaaksysteem, een documentcreatiesysteem en een enterprise zoekmachine. Deze applicaties vormen slechts vijf van de meer dan duizend systemen die binnen de gemeentelijke administratie gebruikt worden. Meer dan honderd daarvan bevatten archiefwaardige informatie.
Vervolgens kregen we een korte introductie op de Nederlandse archiefwetgeving. De archiefwet en het archiefbesluit uit 1995 zijn van toepassing op alle overheden en private organisaties met een publieke taak. Hierin verschilt de Nederlandse wetgeving met archiefwetgeving van België, Frankrijk of Duitsland waar wetgeving eerder bepaald is per overheidsniveau of zelfs per bevoegdheid. Hoewel de Nederlandse archiefwet vaak als een erfgoedwet gezien wordt, is deze wel degelijk van toepassing op overheidsinformatie. We leren ook dat naast de archiefwet en het archiefbesluit, er lokale uitvoeringsregelingen voor gemeenten bestaan. De archiefverordening op gemeentelijk niveau bepaald o.m. wie welke verantwoordelijkheid heeft ten opzichte van het archief en wat de bewaarplaatsen zijn. Regels over het overdragen van archief en de selectie en vernietiging ervan worden vastgelegd in het besluit informatiebeheer. Het is alleszins heel duidelijk dat de Nederlandse archiefwetgeving zeer gedetailleerd is. Zo zijn bijvoorbeeld alle technische vereisten voor archiefdepots heel nauwgezet opgenomen in de wetgeving en kunnen inbreuken hierop heel dwingend gesanctioneerd worden (bv. door inbeslagname van de archieven, waarbij ze op kosten van de overtreder bewaard worden in een geschikte bewaarplaats).
Volgens de archiefwet moet elk overheidsorgaan een selectielijst opmaken en deze regelmatig actualiseren. De selectielijst of een nieuwe versie ervan moet steeds goedgekeurd worden door het ministerie. Omdat deze procedure te omslachtig bleek, hebben de Nederlandse gemeenten de actualisering uitbesteedt aan de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De selectielijsten worden bijgevolg generiek bepaald, maar gemeenten kunnen zelf hotspots vastleggen. Dit houdt in dat gemeenten kunnen bepalen welke thema’s belangrijk zijn voor het documenteren van de eigen geschiedenis. Zo kunnen ze de in dit opzicht relevante archieven permanent bewaren of archieven over deze thema’s verwerven, ook al adviseert een selectielijst vernietiging.
Substitutie wordt in Nederland geregeld via het Handboek Vervanging. Per proces, of indien nodig overkoepelend, moeten gemeenten een besluit goedkeuren voor het substitueren van de betreffende documenten. Deze besluiten worden publiek gemaakt en burgers kunnen hiertegen bezwaar aantekenen.
Nederlandse overheden zijn verplicht hun statische archiefbescheiden na twintig jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Er is echter een nieuwe archiefwet in de maak die de overbrengingstermijn zal verkorten tot tien jaar. Maar onze Nederlandse collega’s zitten nog met heel wat vragen over de wijze waarop digitale overdrachten in de toekomst moeten gebeuren. En wat betekent overbrenging nog in een digitale wereld?
Na deze interessante uiteenzetting lieten de collega’s van het informatiecentrum zien op welke manier zij een document- en recordsmanagement systeem hebben opgezet op basis van Alfresco. Sinds 2017 wordt alle niet-zaakgebonden informatie in DIVA (Digitale Informatievoorziening Alfresco) bewaard en beheerd. Dit systeem ondersteunt de digitale dossiervorming en faciliteert digitaal samenwerken. Om de authenticiteit en integriteit van afgehandelde dossiers te garanderen zijn recordsmanagement functionaliteiten ingebouwd in DIVA. Afgesloten dossiers worden bevroren gedurende de volledige bewaartermijn, waarna ze vernietigd worden of overgedragen naar het e-depot. Op de eerste effectieve overdrachten is het nog even wachten, maar de exportmodule werd ondertussen wel al succesvol uitgetest.
Na een smakelijke lunch, waarbij een glaasje karnemelk natuurlijk niet mocht ontbreken, bezochten we het archiefdepot en de verwerkingsruimten van het stadsarchief. Deze zijn ondergebracht in een voormalige parkeergarage. We werden mee op sleeptouw genomen door de teamverantwoordelijke preserveren, conserveren en restaureren en zij volgde samen met ons min of meer de weg dat archiefstukken afleggen in het depot. We starten onze tocht logischerwijs aan de overdekte loskade waar vrachtwagens nieuw archief kunnen aanleveren. Daarna ging het naar de volledig betegelde quarantaineruimte, voorzien van een eigen luchtbehandelingssysteem. Hier wordt pas ontvangen archief gescreend op biologische schade. Eenmaal dat achter de rug is, wordt het archief voorlopig geplaatst in de eerste archiefruimte en kan het indien nodig daar nog herverpakt worden. In de drie archiefruimten waarover het stadsarchief beschikt, wordt ervoor gekozen om de dozen die het minst frequent geraadpleegd worden bovenaan in de kasten te plaatsen.
De rondleiding ging verder langs de indrukwekkende koelcel voor o.a. fotomateriaal, filmrollen, glasnegatieven, etc. In de cel heerst een constante temperatuur van 6,5°C en is een gasblussing met argongas voorzien in het kader van brandveiligheid. Even indrukwekkend was de enorme luchtfilteringskast. De lucht wordt hier via verschillende compartimenten uitgezuiverd. Eerst worden grove vuildeeltjes geëlimineerd, waarna ook fijnere luchtverontreiniging eruit gefilterd wordt. Elk van de drie archiefruimten in het depot is voorzien van een eigen luchtfilteringskast. In elke archiefruimte is ook een “calamiteitenkar” aanwezig met laarzen, dweilen, sponzen, emmers,… om bij een calamiteit in het archief meteen actie te kunnen ondernemen en de schade te beperken.
In een tweede archiefruimte van het depot worden we vergast op enkele knappe staaltjes van Rotterdamse vindingrijkheid als het op depotbeheer aankomt. Zo werden archiefkasten voorzien van kleine daken zodat ook de bovenste legplanken van de archiefkasten benut kon worden. We zien er ook de “Rotterdamse klep”, een voorwand uit zuurvrij karton om in archiefkasten geplaatste boeken stofvrij te houden en te beschermen tegen licht. Meer info hierover vind je terug op de website van het archief Rotterdam. In deze ruimte krijgen we ook enkele “topstukken” uit de collectie te zien, o.a. het oudste archiefdocument, een deel van de collectie Pim Fortuyn en het ultimatum dat in 1940 aan de stad Rotterdam werd gesteld door het Duitse leger.
We beëindigden de rondleiding met een passage door de afdeling audiovisueel, waar film- en geluidsbanden worden verwerkt en gedigitaliseerd en het restauratieatelier.
Als laatste op het dagprogramma stond een demo van e-Suite. Dit systeem voor zaakgericht werken is één van de vijf applicaties waarvoor het expertisecentrum optreedt als product owner. De tool kwam er naar aanleiding van de grote verschillen in behandeling van vragen en klachten van burgers doorheen de Rotterdamse administratie. Dezelfde vraag of klacht kon bijvoorbeeld op drie verschillende plaatsen terechtkomen, waarop dan verscheidene antwoorden geformuleerd werden. Bovendien raakte het hele dossiervormingsproces versnipperd.
Waar DIVA gericht is op de dossiervorming van ongestructureerde processen, bevat e-Suite de informatie voortkomend uit gestructureerde processen. Een zaak wordt gedefinieerd als een samenhangende hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, waarbij de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden. De behandeling van een zaak verloopt ook onafhankelijk van organisatorische grenzen en kan dus door meerdere diensten behandeld worden. Het systeem wordt voornamelijk gebruikt om meldingen en vragen van burgers te verwerken. Net als DIVA is ook e-Suite uitgerust met records managementfunctionaliteiten. Dossiers worden na behandeling bevroren gedurende de rest van de bewaartermijn en kunnen indien nodig gearchiveerd worden.
De invoering van het zaaksysteem had een aantal neveneffecten tot gevolg. Zo werd een stijging van het aantal ingediende zaken vastgesteld. De gemeente ontving ook meer klachten omdat het systeem eenvoudig in gebruik is en daarmee drempelverlagend werkt. Het systeem plaatste ook een vergrootglas op de verantwoordelijkheid en de taakverdeling binnen de administratie. Maar er konden ook een aantal verbeterpunten naar voor gebracht worden. Zo was er nood aan een betere communicatie met de burger. Dat niet elke burger over een account beschikte, vormt eveneens een nadeel. Hierop anticipeert de stad voor volop in te zetten op de e-Suite en de burger te stimuleren om zoveel mogelijk beroep te doen op de online tool.
De uiteenzetting rond de e-Suite betekende het einde van een boeiende en leerrijke dag, waarna de FAAD-leden voldaan hun terugreis konden aanvatten.