Op 3 mei 2017 vond naar jaarlijkse gewoonte de FAAD-studievoormiddag plaats. 80 geïnteresseerden werden deze keer getrakteerd op vier lezingen over wetswijzigingen die zich de afgelopen jaren hadden voltrokken onder invloed van digitale ontwikkelingen en met impact op de praktijk van de archivaris.

E-archiving en Digital Act

Na een kort welkom en introductie van FAAD co-voorzitter Wim Lowet en een stand van zaken ivm de opleiding Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer van prof. Frank Scheelings werd het woord gegeven aan Anne-Sofie Van de Velde, Adviseur digitale agenda, telecom en post bij het Kabinet van Alexander De Croo.

Onderwerp van haar lezing was de Digital Act, de federale wet van 21 juli 2016 die de Europese verordening eIDAS omzet naar Belgische regelgeving. De Digital Act past in een bredere strategie van de Belgische overheid om wetgeving aan te passen aan evoluties als e-commerce en de deeleconomie.

De Digital Act wil in deze context het vertrouwen in digitale informatiestromen garanderen door criteria vast te leggen met betrekking tot de elektronische handtekening, stempel, tijdstempel en aangetekende zending. De Belgische wet vult de Europese verordening bovendien aan met een vertrouwensdienst voor elektronische archivering.

Het gaat om “horizontale wetgeving”. Dit wil zeggen dat ze standaard geldig is, tenzij er specifieke wetgeving van kracht is. Ook is het voortaan uitgesloten dat een rechter een elektronisch document niet als geldig bewijsstuk zou erkennen.

Met betrekking tot digitaal archiveren maakt de wet een onderscheid tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde diensten. Een niet-gekwalificeerde dienst wordt gecertificeerd door een accreditor, die erkend moet zijn door de FOD Economie. Een gekwalificeerde dienst zal worden gecontroleerd door de FOD Economie zelf. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een gekwalificeerde dienst, krijgen elektronische documenten dezelfde bewijskracht als papieren documenten en dit binnen heel Europa.

Een belangrijk punt is dat het gebruik van gekwalificeerde archiefdiensten verplicht wordt gemaakt voor processen waarbij er in de wetgeving sprake is van een expliciete bewaarplicht. Ook wanneer men wil overgaan op substitutie, zal van een gekwalificeerde dienst gebruik moeten worden gemaakt.

Specifiek m.b.t. e-archiving wordt er op dit moment gewerkt aan een Koninklijk Besluit dat de normen zal vastleggen waaraan een gekwalificeerde e-archiving dienst moet voldoen. Deze normen worden vastgelegd door een werkgroep, waar ook het Rijksarchief aan meewerkt.

Digitale werkprocessen uitgelicht: de digitale handtekening

Binnen de thematiek van de Digital Act verzorgde Filip Boudrez, consulent digitale archieven bij het Felixarchief, een lezing over het project dat met medewerking van het Felixarchief van 2012 tot 2014 werd uitgevoerd m.b.t. de digitale handtekening. De administratie van de Stad Antwerpen kiest er immers uitdrukkelijk voor om zoveel mogelijk digitaal te werken, wat ook digitaal tekenen impliceert.

Op vraag van de spreker, bleek echter niemand van de aanwezigen meer dan 1 keer per maand zijn identiteitskaart te gebruiken om een document “gekwalificeerd” te ondertekenen. De onbekendheid en omslachtigheid van deze procedure was dan ook één van de belangrijkste obstakels waar het project op stootte.

Het projectteam zette daarom in op het zoveel mogelijk afschaffen van de (digitale) handtekening, zodat er enkel werd getekend wanneer dit ook effectief was vereist. Om dit te bekomen, moest er veel worden geïnformeerd en gesensibiliseerd. Eén van de belangrijkste resultaten van het project is dat er vandaag de dag effectief minder wordt getekend. Pijnpunten blijven echter de complexiteit van de technologie (men durft zich al eens te bedienen van het verkeerde certificaat) en de weerstand van externe partijen. Niet iedereen vertrouwt immers de digitale handtekening. Om dit wantrouwen weg te nemen, kan de Digital Act een belangrijke rol spelen.

Het tweede deel van de lezing van Filip Boudrez behandelde de archivering van documenten met een digitale handtekening. Geen sinecure, zo bleek. Voor het valideren van een digitale handtekening ben je immers afhankelijk van een externe dienst. En wat wanneer je certificaat komt te vervallen, bijvoorbeeld bij de vernieuwing van je identiteitskaart? In het vervolg van de presentatie lichtte Filip Boudrez de aanpak van het Felixarchief hierbij toe.

Open data

Na de koffiepauze richtten we onze blik op een andere ontwikkeling binnen de Belgische of Vlaamse wetgeving, met name de aandacht voor open data. Mathias De Schrijver, analist ICT strategie bij de Vlaamse Overheid, lichtte voor ons de herziening van de PSI-richtlijn toe, die op Europees niveau het hergebruik van overheidsinformatie regelt.

De voornaamste motivatie voor de Europese Commissie om de oorspronkelijke PSI-richtlijn uit 2003 te herzien is om barrières voor hergebruik weg te werken en om aan te sluiten bij de groeiende open data beweging in Europa. Daartoe voorzag de herziene PSI-richtlijn van 2013 onder andere in:

• Beperking van vergoedingen die voor hergebruik worden gevraagd
• Uitbreiding van het toepassingsgebied met bibliotheken, archieven en musea, zij het onder een afwijkend regime
• Het aanmoedigen van gebruik van standaardlicenties en open, machineleesbare formaten
• …

Met de publicatie van het uitvoeringsbesluit in het staatsblad in 18 november 2016, heeft de Vlaamse Overheid de omzetting van de richtlijn naar Vlaamse regelgeving voltooid. Hierbij werden enkele eigen accenten gelegd, zoals een proactieve invulling van het hergebruik en de nadruk op eenvoudige en kosteloze uitwisseling van gegevens tussen instanties.

Het uitvoeringsbesluit voorziet onder meer in vastgelegde modellicenties, waarvan het gebruik verplicht is, tenzij de betrokken instantie anders motiveert. Ook worden de mogelijkheden voor vergoedingen nader bepaald. Zo zijn deze in de regel beperkt tot de marginale kosten voor vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding.

“Archieven” vallen onder een afwijkend regime. Dit wil onder meer zeggen dat ze niet verplicht zijn tot gebruik van de modellicenties en ook extra kosten kunnen aanrekenen, bijvoorbeeld voor het clearen van rechten. Wel dient nog helder te worden uitgeklaard welke instanties onder de term “archieven” vallen.

De GDPR

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation) was het onderwerp van de laatste lezing, gebracht door Karin Van Honacker, Afdelingshoofd internationale en externe relaties voor het Rijksarchief.

De Europese verordening vervangt de bestaande wetgeving rond gegevensbescherming en werd formeel aangenomen op 27 april 2016. Er wordt verwacht dat Europese organisaties zich aan deze verordening kunnen conformeren op 25 mei 2018. Centrale stelregel is dat verzamelde persoonsgegevens niet verder mogen worden verwerkt, tenzij de verwerking verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld. Het lijdt hierbij geen twijfel dat ook archiefinstellingen zich zullen moeten conformeren aan de 99 artikelen van de verordening.

Karin Van Honacker trakteerde ons op een greep uit de diverse bepalingen. Zo springt artikel 17, het zogenaamde “right to be forgotten” meteen in het oog. Dit artikel bepaalt dat personen onder bepaalde omstandigheden mogen vragen dat hun persoonsgegevens worden gewist. Verder zijn er bepalingen rond de pseudonimisering van gegevens, bijzondere categorieën van persoonsgegevens (seksuele geaardheid, gezondheidsgegevens…), de aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming enz. Tot slot is het belangrijk dat conformiteit aan de GDPR-bepalingen zoveel mogelijk binnen IT-systemen wordt ingebouwd.

Er zijn gelukkig een aantal positieve overwegingen te maken m.b.t. de impact van de verordening op de archiefpraktijk. Zo vallen persoonsgegevens m.b.t. overleden persoon buiten het toepassingsgebied van de verordening. Ook kunnen de doeleinden waarvoor archieven persoonsgegevens verwerken, met name archivering voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek, of statistische doeleinden, beschouwd worden als doeleinden die de verwerking legitimeren. Voor organisaties die archiveren in het “algemeen belang” geldt “the right to be forgotten” bovendien niet. Op dit moment heerst er wel onduidelijkheid over welke organisaties precies onder deze categorie zullen vallen.

Op dit moment loopt er binnen de federale regering een proces dat moet uitmonden in Belgische regelgeving. Het is echter niet duidelijk waar dit uiteindelijk toe zal leiden. Daarnaast loopt er binnen de Europese Commissie een traject om te komen tot een “Code of Conduct” voor archiefdiensten, opgevolgd door een expertgroep van nationale archivarissen en experten uit de lidstaten. Een bijgestelde versie van de Code zal deze zomer in alle lidstaten worden verspreid voor feedback.