De jaarlijkse studievoormiddag van het Forum voor Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer (FAAD) ging dit jaar door op 31 maart in de promotiezaal van de Vrije Universiteit Brussel. Na het voorwoordje van voorzitter ad interim Dieter Viaene en de voorzitter van de opleiding Archivistiek Frank Scheelings waren er drie sprekers en één centraal thema: depotbeheer.
De eerste spreker, Hannes Vanhauwaert (Stads- en OCMW-archief Tielt), bracht een lezing over depotbeheer voor beginners (niet te verwarren met “voor dummies”). Aan de hand van herkenbare voorbeelden duidde hij de problematiek van de beginnende archivaris die wordt geconfronteerd met een onbestaand depotbeheer. Aandachtspunten zijn o.a.: draagkracht (voorkomt dat het archief zich zonder veel moeite verplaatst van zolder naar gemeentelijke balzaal), bereikbaarheid (een uitklapbaar laddertje is niet geschikt voor een overdracht van 40 meter naar de archiefzolder te brengen), opstelling en kwaliteit van de rekken (voorkomt een nieuw wereldrecord op Domino Day), sleutelbeheer (archiefruimte is geen fietsenstalling), enz. (Bekijk hier de presentatie)
Frank Herman (Provincie Antwerpen) trachtte met zijn uiteenzetting het grotere plaatje te schetsen. Meer bepaald wees hij op de mogelijkheden inzake depotbeheer op bovenlokaal niveau. In zijn case verduidelijkte hij de ontwikkeling van het depotbeleid en de regierol die de Provincie Antwerpen speelt. Ondanks de nog prille werking wordt er niet alleen advies verleend en ondersteuning geboden aan diverse erfgoedinstellingen, maar faciliteert de Provincie ook de regionale netwerking. Zo is een van de uitdagingen voor 2012 het ontwikkelen van een digitaal registratie- en inventarisatiesysteem voor alle erfgoedbeheerders in de provincie Antwerpen. (Bekijk hier de presentatie)
Tot slot gaf Dries Vandaele (Coördinerende archiefdienst, Afdeling Proces- en Informatiebeleid, Departement Bestuurszaken, Vlaams overheid) toelichting bij het centraal depot te Vilvoorde, waar procesgebonden informatie (a.k.a. het semistatisch archief) van de Vlaamse overheid wordt bewaard. De beschikbare depotruimte (zo’n 20km) wordt nu al zo efficiënt mogelijk gebruikt d.m.v. uniforme, gestandaardiseerde en continue berging, een aangepast depotbeheersysteem voor het beheer van semistatisch archief, enz. Qua dienstverlening wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de interne bruikleen via estafette. Op termijn wil men tevens een scanning-on-demand service opstarten. Op een antwoord op de vraag naar het kostenplaatje van het depot en de bijhorende diensten is het echter wachten tot dit besproken is binnen de Vlaamse Regering. Wordt vervolgd dus… (Bekijk hier de presentatie)