Sinds 13 december 2018, organiseert het FAAD tweejaarlijks Bij De Archivaris Op Schoot, een laagdrempelig bezoek aan een archiefinstelling. Dat wil zeggen dat we dit jaar het tienjarig bestaan vieren van dit initiatief! 

Om die reden, maar ook uit pure nieuwsgierigheid natuurlijk, besloten we om in het seizoen 2018-2019 verder te kijken en twee buitenlandse archiefinstellingen aan te doen. Over de eerste kandidaat moesten we niet te lang nadenken. Met de Archives départementales du Nord, gelegen in Lille, lag er een parel van een archiefinstelling vlak over de grens.

Na een lange reis met de nodige hindernissen – koeien op de sporen, een stilstaande goederentrein, maar ook treinvertragingen om mysterieuze, niet-verklaarde redenen – kwam onze kleine maar enthousiaste groep deelnemers aan bij de imposante nieuwbouw van het archief aan de rue Saint Bernard.

We werden ontvangen door Lucile Froissart, hoofd van de publiekswerking van het archief en haar zeer welsprekende diensthoofd, Marine Vasseur, die meteen al onze kennis van Molières taal op de proef stelde. Er was voor ons een heel ambitieus programma in elkaar gebokst, met een bezoek aan de nieuwe depots van het archief, een uiteenzetting over hun archiefwerking, hun publieks- en leeszaalwerking, met als afsluiter twee lezingen over webstrategie en digitaal archiveren.

Zoals het Belgische Rijksarchief –  oorspronkelijk ook een Archive départementale – werden de juridische beginselen van het archief gelegd in volle Franse Revolutietijd, met de wet van 5 Brumaire (26 oktober 1796).

Vandaag zijn de Archives départementales du Nord verantwoordelijk voor het toezicht op en de archivering van de documenten van de departementale instellingen, van de gemeenten, de hospitalen, notarissen en de Franse regio’s, aangevuld met private archieven. Het archief bestaat uit vijf afdelingen: 16 personeelsleden voor de afdeling archiefbeheer, 11 voor de afdeling publiekswerking, incl. leeszaal, 5 voor de relaties met de archiefvormers, 5 personeelsleden voor de technische dienst, incl. 2 personeelsleden voor digitalisering, en 10 werknemers voor de administratie, aangevuld met een verantwoordelijke voor het digitale archiefbeleid en een directeur.

Een nieuw archiefdepot

Dit team staat in voor het beheer van 66 km archieven, die worden bewaard in een nieuw gebouw van nog geen twee jaar oud. De nieuwbouw kwam tot stand na een project dat van zijn conceptie tot uitvoering tien jaar in beslag nam. Daarvoor werd het archief bewaard in een gebouw op dezelfde site dat qua licht- en klimaatbeheersing niet voldeed aan de hedendaagse standaarden. Het huidige depot heeft een totale oppervlakte van 14000 m², met daarin 49 magazijnen, samen goed voor een totaal van 9800 m² aan opslagcapaciteit. 60% van de magazijnen is uitgerust met rijdend opslagmateriaal. De niet-standaardformaten worden opgeslagen in vaste rekken.

Het gebouw is volledig geïsoleerd en opgevat als een grote thermos, om de binnentemperatuur zo stabiel mogelijk te houden. De klimaatregeling wordt verder verwezenlijkt door een verluchtingssysteem. Voor fotografisch materiaal bestaat een aparte extra koude ruimte. Door een aantal maatregelen, zoals het plaatsen van zonnepanelen op het dak, heeft men zo klimaatneutraal mogelijk proberen werken. Toch heeft het grote gebouw nog steeds een verbruik van 5 tot 6 gezinswoningen. 

Worstelen met de beschikbare ruimte

Ondanks de recente nieuwbouw is de hoeveelheid vrije ruimte beperkt. Er is nog ruimte voor 14 km bijkomend archief, waarbij jaarlijks naar schatting 2 km archief bijkomt. Dit wil zeggen dat bij ongewijzigd beleid de Archives départementales na 7 jaar geen nieuw archief meer kunnen opnemen. 

De Archives voeren daarom momenteel een pilootproject uit om te “wieden” in de serie die het meeste ruimte in beslag nemen: de procesdossiers van de verschillende rechtbanken in het departement. Uitgangspunt is om via een representatieve steekproef de essentie van de hele reeks te vrijwaren. Waarom zou je immers 150 dossiers bewaren die gaan over hetzelfde type van zaak? Het project heeft veel tijd in beslag genomen om mensen te overtuigen, zowel binnen als buiten de organisatie, maar men hoopt dit in de loop van 2019 af te ronden.

Naast selectie is een intensievere opvolging van de archiefvormers een andere strategie om de toevoer van archieven te rationaliseren. Door archiefvormers beter bij te staan en streng de regels toe te passen, hoopt men reeds voor archiefoverdracht de nodige contextgegevens te verzamelen om de archieven beter te ontsluiten. De archiefvormer wordt duidelijk geresponsabiliseerd voor een ordelijke overdracht. Deze dient immers te zorgen voor een nette verpakking en een standaardbeschrijving van het materiaal.

Het digitaal archiefbeleid

Voor het digitale archief zijn de Archives aan een inhaalbeweging toe. Een voltijds digitaal archief verantwoordelijke is bezig een Service d’Archivage Electronique – een digitale depotinfrastructuur – uit te tekenen. In Vlaanderen kijken we misschien vooral naar de Nederlandse en Angelsaksische context, maar ook in Frankrijk gebeuren interessante dingen. Reeds 40 departementsarchieven beschikken over zo’n SAE. 

Centraal nemen ook de Archives de France initiatieven, door het uitwerken van richtlijnen voor digitale overdrachten (SEDA) en door het ontwikkelen van programma’s die de pre-ingest moeten ondersteunen (Octave). Voor de digital born bevolkingsregisters bestaat er al een geïmplementeerde preserveringsstrategie. De registers worden uit de applicaties geëxporteerd en opgeslagen als ASCII- files, waarvan de semantiek in externe documenten is gedocumenteerd. 

Open voor het publiek

Tot slot heeft het archief een impressionante publiekswerking. Het verantwoordelijke team van 4 mensen bleek het archief te hebben uitgebouwd tot een waar cultureel centrum, dat niet alleen reizende en niet-reizende tentoonstellingen in elkaar steekt, maar ook theater- of dansavonden organiseert, steeds met een verband naar de archieven.  Deze activiteiten worden gecommuniceerd via één kanaal voor alle culturele organisaties van Lille.

Voor het beantwoorden van vragen van gebruikers volgen de Archives départementales een ietwat apart beleid. Vragen via mail worden niet meer beantwoord. In plaats daarvan worden gebruikers doorverwezen naar een online forum, waar de webmaster de gebruiker kan wijzen op de reeds bestaande info.

We kunnen dus spreken van een geslaagde eerste editie van Bij De Archivaris Op Schoot Goes International. We keerden opnieuw huiswaarts na vele nieuwe ideeën te hebben opgestoken. Wij danken het hele team van de Archives Départementales van harte voor hun warme ontvangst!

Een laatste uitsmijter: Wil je de personeelsleden eens op een ludieke manier aan het werk zien? Ga dan naar Youtube en zoek naar “La Chanson des Archives”!