Auteurs: Sofie Roebben en Jens Bertels
Na de uitgestelde editie van 2020 ging de FAAD-studiedag dit jaar door in digitale vorm. Honderdentien (110) deelnemers schakelden in op Microsoft Teams om meer te weten te komen over het delicate onderwerp van selectie en waardering. Hoewel waardering en selectie al een oud thema is, blijft het voor vele organisaties in zowel de overheidssector als de erfgoedsector en het bedrijfsleven een uitdaging om het waarderingsproces goed te organiseren. Dit leidt tot het opzetten van heel wat projecten en initiatieven, waarvan er deze studievoormiddag vier werden voorgesteld.
Naar jaarlijkse gewoonte startte de studiedag met een toelichting van professor Frank Scheelings over de nieuwe ontwikkelingen in de archiefopleiding. De opleiding wil zich sterker profileren op vlak van digitaal archiefbeheer en records management. Daarom wordt sinds het huidige academiejaar het nieuwe keuzevak ‘Digitaal archief- en informatiebeheer’ aangeboden, gedoceerd door Bart Ballaux en Seth Van Hooland. Verder bracht professor Scheelings hulde aan Griet Maréchal (1942-2019) en Juul Verhelst (1930-2020) omwille van hun belangrijke bijdrage aan de Belgische archiefsector, niet in het minst op het vlak van selectie en vernietiging.
Een waarderingsmodel voor het AMVB
Deze inleiding bracht ons naadloos bij het onderwerp van deze studiedag. Afgestudeerde Niels Plas deelde inzichten over waardering en selectie die hij opdeed als stagiair bij het AMVB. Voor zijn stage en thesis ‘Reviewing Significance. Een bruikbaar waarderingsmodel voor het AMBV?’ zocht hij naar een instrument om op een systematische manier de collectie van het AMBV te waarderen en selecteren. Het AMVB werkte immers aan een formeel acquisitie- en afstootbeleid en een bruikbare waarderingstool voor privaatrechtelijke archieven was hiervoor noodzakelijk.
De meeste bestaande waarderingsmodellen zijn gericht op museale collecties. Een uitzondering hierop vormt het model van Caroline Reed, dat ook aandacht besteedt aan archief. Niels toetste dit model in de praktijk op de collectie Mennekens. Het archief van de familie Mennekens werd gevormd door vier generaties die allen actief waren in het culturele en politieke leven van Brussel. Ter voorbereiding werd het hele archief in kaart gebracht en konden deelcollecties onderscheiden worden. Vervolgens werd de collectie in een viertal sessies gewaardeerd op basis van het model. In deze sessies bleek het herkomstonderzoek zeer belangrijk te zijn. Een goede kennis van de collectie draagt bij aan het nemen van genuanceerde beslissingen. Het waarderingsproces blijft in zekere mate subjectief, maar de stapsgewijze en systematische benadering van het model objectiveert de procedure. Het spoort aan tot explicitering, nuance en voldoende onderbouwing.
Het is dan ook vooral op dit vlak dat het waarderingsmodel van Caroline Reed een meerwaarde biedt. Toch blijkt het niet altijd even toepasbaar op archief. De waarderingsmethode moest aangepast worden aan de collectie en organisatie (dit kan echter ook als voordeel beschouwd worden). Daarnaast mag men de logistieke component niet uit het oog verliezen. Naast de wil om te bewaren, moeten namelijk ook de noodzakelijke middelen beschikbaar zijn. Een concreet waarderingsmodel laat een organisatie echter toe om efficiënt te werken en de gemaakte keuzes onderbouwd te communiceren aan het bestuur. De tool kwam ook prominent naar voor op de studiedag ‘Gewikt en gewogen’ van Faro en het Departement Cultuur, Jeugd en Media in 2019. In de privaatrechtelijke archiefwereld lijkt deze tool grond te winnen, al is het voorlopig vooral in piloot- en testprojecten.
20210510 presentatie faad_np from Harald Nilens
De ‘Plan Do Act Check’-cyclus als basis voor waardering bij de Vlaamse overheid
In de tweede presentatie stelden Katlijn Vanhee en Harald Nilens het selectie- en waarderingsbeleid binnen de Vlaamse overheid voor. Op basis van het bestuursdecreet worden selectiecommissies opgericht die algemene selectieregels kunnen opmaken en de specifieke selectieregels van overheidsorganisaties goedkeuren. De selectiecommissie Vlaamse overheid werd opgericht in 2015 en heeft sindsdien op vlak van selectie en waardering een heel ontwikkelingstraject afgelegd. Om de waardering op een consequente manier toe te passen zocht de commissie naar een werkinstrument dat duidelijke handvaten biedt. Eén van de uitgangspunten daarbij was dat het ene beleidsdomein niet belangrijker werd geacht dan het andere, maar dat men vooral zou kijken naar de bronnen zelf en de (permanente) impact die deze kunnen hebben op bijvoorbeeld burgers, bedrijven of het milieu. Belangrijke vragen waren onder meer: gaat het om authentieke bronnen of officieus authentieke bronnen? Wat is het aggregatieniveau? Wetenschappelijke of historische onderzoeksvragen gebruiken als basis voor het waarderingsmodel bleek te veel een waardeoordeel in te houden, er werd daarom eerder gekeken naar de mogelijkheden die een bron biedt binnen meerdere onderzoeksdomeinen.
In verschillende fasen in het traject werden matrixen opgesteld en getest, wat leidde tot het opmaken van een beslissingsmodel op basis van de ‘Plan Do Check Act’-cyclus. De fase van de cyclus waarin het informatieobject wordt opgesteld is hierbij bepalend voor de waardering. Informatieobjecten in de planfase hebben bijvoorbeeld vaker permanente bewaring als definitieve bestemming. In het beslissingsmodel wordt ook een onderscheid gemaakt tussen kerntaken en ondersteunende taken. Archief voortkomend uit ondersteunende taken zullen eerder vernietigd worden, aangezien de beleidsdocumenten op een ander niveau bewaard worden. Ondertussen werd het beslissingsmodel op basis van de PDCA-cyclus uitgebreid getest op goedgekeurde informatiebeheersplannen en blijkt het model toepasbaar op heel veel, zo niet alle informatieobjecten van de Vlaamse overheid.
Katlijn en Harald formuleerden tot slot enkele bedenkingen. Het is belangrijk de matrix niet als een alleenstaand instrument te zien tijdens het waarderingsproces, daarnaast wordt er ook gekeken naar generieke selectielijsten en sjabloonseries. Het beslissingsmodel is ook niet 100% sluitend, de context van de informatieobjecten blijft belangrijk. De commissie onderschrijft daarmee de sleutelrol van de lokale informatiebeheerder die nog steeds de beste inhoudelijk beoordeling kan maken. Afwijkingen zijn zeker mogelijk, zolang deze duidelijk gemotiveerd worden. Het beslissingsmodel moet ook toegepast worden door de entiteit die als bewaarniveau gedefinieerd is, zodat er geen ongewenst schaduwarchief ontstaat. Verder speelt de drager van het informatieobject geen enkele rol in het waarderingsproces, met uitzondering van de specifieke gevallen die bepaald werden in het bestuursdecreet.
20210331 presentatie selectie_waardering_scvo from Harald Nilens
Expertiseopbouw bij de waardering van erfgoedcollecties
Na een korte pauze kwamen Mariet Calsius en Nathalie Ferket aan het woord om de waarderingspraktijken van CEMPER, het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed, toe te lichten. CEMPER is de vreemde eend in de bijt, aangezien ze zelf geen collectie beheren maar optreden als adviesverlenende en ondersteunende partner. Ze willen andere erfgoedorganisaties aanzetten tot nadenken over de waardering van hun collecties. Door hun positie binnen het erfgoedveld zijn ze ook in staat om over collecties heen te kijken. Voor CEMPER hebben de uitgevoerde waarderingstrajecten een belangrijk doel, namelijk expertise opbouwen op vlak van waardering. Omdat ze vooral werken op het gebied van materieel en immaterieel erfgoed kunnen zij wel waarderingsmethodes gebruiken die gericht zijn op museale collecties. Toch treden ze Niels Plas bij in zijn conclusie dat de methode moet aangepast worden naargelang het type van erfgoed dat je wil waarderen.
Eén van de succesvolle waarderingstrajecten die CEMPER doorlopen heeft, is dat van de theaterpoppen. Het herbestemmen van hun collectie theaterpoppen lag gevoelig bij de stakeholders. Daarom werd een participatief waarderingstraject opgezet, met als uiteindelijke doel het herbestemmen van de collectiestukken. CEMPER richtte een klankbordgroep op met acht tot tien deelnemers met diverse achtergronden (zoals vroegere eigenaars van poppen, poppenmakers, poppenspelers, musea, …). De toegepaste methode was gebaseerd op de museale weegschaal. Tijdens de klankbordgroep werden in vier sessies vragen beantwoord over onder meer de gebruikswaarde, museale waarde, onderzoekswaarde en belevingswaarde van de stukken. Op het einde van de sessies werd voor elk collectiestuk een overeenkomst bereikt en konden ze bijgevolg herbestemd worden. Een belangrijke les die uit het project getrokken kon worden, is dat een goede voorbereiding en uitgebreide kennis van de collectie noodzakelijk is om een gefundeerde beslissing te kunnen nemen. En hoewel de klankbordgroep bestond uit deelnemers met diverse achtergronden, is men er steeds in geslaagd om tot een gedragen consensus te komen.
20210510waarderen faad from Harald Nilens
De Nederlandse hotspotmethodiek
Tot slot gaf Geert Leloup, coördinator selectie en waardering bij het Nationaal Archief in Den Haag, ons een inkijk in de (r)evolutie van waardering en selectie in Nederland. Om tot een goedgekeurde en gepubliceerde selectielijst te komen moeten heel wat stadia doorlopen worden. Dit proces wordt als tijdrovend en stroef beschouwd. Opvallend in het goedkeuringsproces is het verplichte advies van een externe deskundige en het ter inzage leggen van het ontwerp van selectielijst via de website van het Nationaal Archief. Op die manier kunnen alle belanghebbenden en burgers hun opmerkingen kenbaar maken, al wordt hier zelden gebruik van gemaakt.
Het oude waarderingsbeleid (PIVOT) ging sterk uit van het vastleggen van het handelen op hoofdlijnen van de overheid. Op deze aanpak kwam echter veel kritiek, waardoor men nu naar een meer genuanceerd waarderingsbeleid evolueert. De nieuwe waarderingsmethodiek gaat uit van de werkprocessen van een organisatie, waarbij de waardering op basis van drie instrumenten gebeurt: 1. een systeemanalyse waarbij wordt nagegaan waar de cruciale informatie zich bevindt; 2. een risicoanalyse die onder meer de financiële, juridische en politiek-bestuurlijke risico’s in kaart brengt; 3. de hotspotmonitor. Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen de overheid en burger of burgers onderling. Het gaat daarbij om evenementen met een belangrijke maatschappelijke betekenis op nationaal of lokaal vlak. Elke organisatie kan zijn eigen hotspots bepalen, het Nationaal Archief heeft hierbij een adviserende functie. De hotspots moeten beargumenteerd en vastgelegd worden, en worden nadien gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief. Volgens Geert Leloup zijn de hotspots een goede aanvulling op de meer structurele selectielijsten, omdat deze het waarderingsbeleid bijsturen en het incidentele vatten. Hotspots kunnen ook bepaalde trends blootleggen, wat kan leiden tot de aanpassing van selectielijsten.
Maar ook bij de waarderingsmethodiek van de hotspots zijn er nog een aantal knelpunten weg te werken. Enerzijds dient het wetgevend kader en het procesverloop bijgesteld te worden, anderzijds is er nood aan concrete handvaten voor het uitwerken en toepassen van hotspots. Nieuwe ontwikkelingen zoals de Kindertoeslagaffaire, die recent leidde tot de val van Kabinet-Rutte III, resulteerden in de belofte tot extra investeringen en een verdere professionalisering van de Nederlands archief- en informatiesector. Ook in Nederland is selectie en waardering nog steeds een topic in volle evolutie.
20210510 selectie nl_gl_vdef_publicatie from Harald Nilens
Zo kwamen we aan het einde van de studienamiddag. Het gebruikelijke napraten was er deze editie vanzelfsprekend niet bij. Hopelijk zien we elkaar volgend jaar weer in levende lijve op de campus van de VUB om een even prangend onderwerp te bespreken. En nadien vele andere dingen.