Wat houdt de functie in? De archief- en informatiebeheerder staat in voor het archiefbeheer en rapporteert aan het departementshoofd interne zaken. Hij/zij is de spilfiguur in de implementatie, uitvoering en opvolging van het beleid inzake archief- en informatiebeheer binnen de gemeente en het OCMW. De archief- en informatiebeheerder leidt en begeleidt projecten waarin archief- en informatiebeheer een belangrijke rol speelt, detecteert noden en knelpunten, zoekt praktijkgerichte oplossingen, verspreidt gericht informatie naar klanten en levert de nodige expertise. Een greep uit het takenpakket: • opmaken en (laten) uitvoeren van een plan van aanpak voor het archief- en informatiebeheer en het begeleiden van het bestuur hierbij • ter beschikking stellen van de archiefbescheiden bij interne opvragingen en aan het publiek, rekening houdende met de geldende wetgeving inzake de openbaarheid van bestuur en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer • overtuigen van collega’s binnen de gemeente en het OCMW van het belang van een goed uitgebouwd informatie- en archiefbeheer, zowel analoog als digitaal, en hen ondersteuning bieden • leiden van de interne werkgroep informatiebeheer met SPOC’s, fileservertraject voor gemeente en OCMW • actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren • overleg plegen met relevante partners zoals andere archivarissen, andere archivarissen van lokaal overheidsarchief, de Vlaamse Overheid, VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie, het Rijksarchief, etc. • ontsluiten, bewaren, toegankelijk stellen en coördineren van de gemeentelijke en het OCMW archiefzorg in al haar facetten vanaf het ontstaan van de documenten tot hun bestemming in functie van en met het oog op het optimaal implementeren van de visie rond archiefbeheer • verantwoordelijk zijn voor het operationaliseren van de archiefinfrastructuur: initiatieven nemen met het oog op het voorzien en operationeel houden van een toegankelijke en veilige infrastructuur • risicoanalyses maken, een calamiteitenplanning opstellen en de goede bewaring van het archief verzekeren door het opvolgen van de bewaarcondities en het treffen van maatregelen in geval van verstoring ervan • de dagelijkse archiefwerking organiseren, richtlijnen (de interne processen, procedures en verantwoordelijkheden met betrekking tot archief- en documentenbeheer van creatie tot bewaring of vernietiging) en reglementen opstellen (onder meer voor een eenduidig en correct documentenbeheer en archiefoverdrachten) rekening houdend met de toepasselijke regelgeving en toezien op de juiste toepassing ervan bij de archiefvormers • instaan voor de realisatie van de beleidsdoestellingen, de coördinatie en opvolging van het budget in dit verband en de vertaling van de beleidsbeslissingen inzake archiefbeheer naar operationele en strategische doelstellingen.
Wat zijn de formele aanwervingsvoorwaarden voor deze functie? • Beschikken over ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs, bij voorkeur master Archivistiek (Erfgoed- en Hedendaags documentbeheer) of studies in archief- en informatiesector • Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister); • De burgerlijke en politieke rechten genieten; • Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk; • Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; • Slagen voor de selectieprocedure (zie verder).
Wat verwachten wij verder van jou? • Je hebt een grondige kennis van de werking van een lokaal bestuur en kent de strategische partners van de gemeente • Je hebt een uitgebreide en gedetailleerde kennis van de wetgeving die van toepassing is op de dienst en kent de knelpunten en uitdagingen • Je kan zelfstandig werken en hebt een grote verantwoordelijkheidszin • Je pakt problemen systematisch aan en bepaalt prioriteiten op een rationele wijze • Je kan een project plannen, opstarten, evalueren, bijsturen en afwerken • Je hebt een duidelijk inzicht in de theorieën rond strategisch management • Je kan je snel inwerken in nieuwe materie en taken • Je streeft continu naar initiatieven om de werking van de dienst te verbeteren • Je bent vertrouwd met de gangbare software toepassingen en hebt een grondige kennis van de software eigen aan jouw functie • Je bent flexibel in denken en handelen en blijft ook onder druk kalm en efficiënt functioneren • Je toont een echte intentie tot constructief samenwerken met anderen • Je bent integer en spreekt anderen aan wanneer hun handelen niet conform de afspraken is • Je richt jouw aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten • Je respecteert de afspraken, procedures en waarden binnen de gemeentelijke organisatie • Je formuleert originele en creatieve oplossingen en voorstellen • Je aarzelt niet om beslissingen te nemen en knopen door te hakken
Hoe ziet de selectieprocedure er uit? Indien we meer dan 20 kandidaturen ontvangen, zal er een preselectie gebeuren door screening van de ontvangen CV’s en motivatiebrieven op basis van de in het vacaturebericht gestelde verwachtingen. De selectieprocedure bestaat uit: • Een schriftelijk examen / thuisopdracht (50 punten) gericht op de evaluatie van de inhoudelijke en technische competenties van de kandidaten. De thuisopdracht zal op 8 januari 2021 om 9u00 per mail aan de kandidaten worden bezorgd en dient op 11 januari 2021 om 16u00 per mail opnieuw ingeleverd te worden. Kandidaten moeten 50 procent van de punten behalen om als geslaagd te worden beschouwd en deel te kunnen nemen aan het mondeling examen. • Een mondelinge proef (50 punten), gericht op de evaluatie van de motivatie, relevante werkervaring en gevraagde competenties voor de functie. De mondelinge proef is gepland op vrijdag 22 januari 2021 (voormiddag) in de Raadzaal, Diegemstraat 37, 1930 Zaventem (het exacte uur zal later worden meegedeeld). Om als geslaagd te worden beschouwd en in de wervingsreserve opgenomen te worden, moeten de kandidaten voor zowel de schriftelijke als de mondelinge proef vijftig procent van de punten behalen en zestig procent op het geheel van het examen. In het kader van de Corona-maatregelen die op dat moment van kracht zijn, kunnen de selectiegedeeltes op afstand georganiseerd worden.
Wat hebben wij jou te bieden? • Een halftijdse aanstelling in het kader van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur • Opname in een wervingsreserve, geldig voor twee jaar • Weddeschaal: A1a-A3a (min 3170,07, max 5578,45 euro bruto/maand), relevante ervaring (ook uit de privé) wordt meegenomen • Een werkgever die veel aandacht heeft voor een gezonde balans werk-privé: glijtijdenregeling, mogelijkheid tot opname kredieturen, extra feestdagen, minstens 32 dagen verlof op jaarbasis • Maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag, gratis hospitalisatieverzekering, volledige terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding.
Hoe kan je je kandidaat stellen voor deze functie? Bezorg uiterlijk op 31 december 2020 jouw cv en motivatiebrief aan het college van Burgemeester en Schepenen, bij voorkeur via https://www.jobsolutions.be/register/6671 of per e-mail naar vacature@zaventem.be. Voor meer informatie: ✓ Dilek Karacaoglan, Beleidscoördinator, 02 717 89 06 of dilek.karacaoglan@zaventem.be ✓ Annick De Zutter, Deskundige werving en selectie, 02 716 32 42 of vacature@zaventem.be