DOEL VAN DE FUNCTIE:

Als informatiebeheerder begeleid je medewerkers en de hele organisatie naar een nieuwe manier, digitaal en efficiënter, (samen)werken met Sharepoint en Office 365.

DE JOB:

Je begeleidt en stimuleert de diverse teams in de omschakeling naar het digitaal en efficiënter (samen)werken

Organiseren van werksessies, intakegesprekken en opstartvergaderingen om het informatiebeheer in kaart te brengen (verkenner, Sharepoint, Onedrive, Teams, …)
Analyseren en inrichten van de digitale werkplek in Sharepoint
Inrichten documentbibliotheken
Opmaken van labels of dataclassificatiesystemen
Rechtenbeheer organiseren
Begeleiden implementatietraject i.s.m. technische en educatieve partners
Ondersteuning migratie van de verkenner richting Sharepoint
Organiseren evaluatiemoment
Opmaken van informatiebeheersplannen
Je voert archief- en informatiebeleid van de Groep Kortrijk uit:
Voorbereiding van de digitalisering van papieren dossiers
Ondersteunen van de organisatie van trash days of ruimdagen
Organiseren overdrachten naar het papieren en digitaal archief
Toepassen selectie en vernietiging
Je monitort het archief- en informatiebeleid
Controle op de integriteit van de ingegeven fata (audits in teamsites SharePoint)
Beantwoorden van inhoudelijke vragen van gebruikers
Je ondersteunt de aansluiting van de digitale architectuur van de Groep Kortrijk bij een e-depot (BVB : Digitaal Archief Vlaanderen)
Je neemt deel aan de uitvoering van projecten gelinkt aan informatiebeheer
In staat zijn om de coördinatie en planning van de implementatie van de digitale werkplek op zich te nemen, zodat de beoogde doelstellingen op een efficiënte manier bereikt kunnen worden
Volgen van trens op het vlak van kennis- en informatiebeheer, documentenbeheer, archiefbeheer met focus op digitale duurzaamheid
Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren
Raadpleeg hier de volledige functiebeschrijving

TOELATINGSVOORWAARDEN:

Interne en externe personeelsmobiliteit

De medewerker heeft minstens 12 maand graadanciënniteit op B-niveau bij de stad Kortrijk of het OCMW Kortrijk en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie
Bevordering via interne en externe personeelsmobiliteit
De medewerker heeft minstens 4 jaar graadanciënniteit op C-niveau of min. 4 jaar graadanciënniteit op D4-D5-niveau en min. 6 jaar dienstanciënniteit bij de stad Kortrijk of het OCMW Kortrijk en een gunstig evaluatieresultaat bij de laatste evaluatie
Werving
Een bachelordiploma en kennis van informatie- en documentmanagement
Een graduaatsdiploma behaald voor 2005 en kennis van informatie- en documentmanagement
Geen bachelordiploma noch een graduaatsdiploma behaald voor 2005 en kennis van informatie- en documentmanagement en slagen voor een capaciteitstest
De capaciteitstest heeft als doel een beeld te geven van het denk- en werkniveau van een (toekomstig) medewerker. Het meet niet alleen het aangeboren deel, maar ook de intelligentie die verworven is door kennis ervaring en vaardigheden

SELECTIEPROCEDURE:

Deel 1: Screening van de CV’s op basis van de vooropgestelde toelatingsvoorwaarden
Deel 2: niveau en capaciteitstest: voor de kandidaten die niet in het bezit zijn van een bachelor of graduaatsdiploma.
Kandidaten die slagen voor de capaciteitstest worden uitgenodigd voor de thuisopdracht.
Deel 3: Thuisopdracht/case: De kandidaten krijgen, via mail, een case op donderdag 12 maart 2020 toegestuurd en krijgen tijd tot en met maandag 16 maart 2020 om 23:59 om ons de case terug te bezorgen
Resultaat: De kandidaten moeten min. 60/100 behalen om toegelaten te worden tot de uitgebreide mondeling proef.
Deel 4: Uitgebreide mondelinge proef – Vooropgestelde datum: 30 maart 2020 (Onder voorbehoud van wijzigingen)
Toelichting case
Vraagstelling jury
Gedragsgericht interview
Resultaat: De kandidaten moeten min. 60/100 behalen om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure

WERVINGS- EN BEVORDERINGSRESERVE:

De selectie van “Informatiebeheerder (B1-B3)” heeft tot doel de openstaande vacature in te vullen. De geslaagde kandidaten worden opgenomen in een bevorderings- en wervingsreserve van “Informatiebeheerder (B1-B3)” in contractueel verband, met een geldigheidsduur van min. 2 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.

AANBOD:

Een contract van onbepaalde duur op B-niveau
Maaltijdcheques van 6 euro en hospitalisatieverzekering
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en fietsvergoeding van 0,24 euro/km
Een flexibel uurrooster
Naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privé-sector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar
Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen

HOE DEELNEMEN?

Inschrijven kan tot en met 1 maart 2020, enkel digitaal via https://www.jobsolutions.be/register/5235

MEER INFORMATIE?

Lut Vanderbeken – 0478 50 24 45 of vacatures@kortrijk.be

VISIE STAD KORTRIJK

KORTRIJK kiest voor op-en-top klantentevredenheid dankzij snelle en slimme dienstverlening.
KORTRIJK is een stad waar iedereen meetelt.
KORTRIJK wil de beste stad van Vlaanderen zijn vanuit sterke partnerships en dankzij de inzet van medewerkers met een zeg-en-doe-mentaliteit.
Onze medewerkers dragen deze visie mee in al onze dienstverlening. Vanuit de helpdesk 1777, aan de balie in een dienstencentrum of bij burgerzaken, in onze sportcentra en bibliotheken, in het containerpark, de technische dienst, de boekhouding, de communicatiedienst, de maaltijdbedeling, de sociale dienst, …

WELKE WAARDEN VERWACHTEN WIJ VAN ONZE MEDEWERKERS?

Samen
Kortrijk gelooft in een sterk intern en extern netwerk.
Medewerkers gedragen zich als partners om elkaar te ondersteunen, om van elkaar te leren en om elkaar nog verder te brengen. Een doel bereik je niet ondanks elkaar, maar mét elkaar. Kortrijk als werkgever investeert samen met haar medewerkers in een leuke werksfeer, in wederzijds vertrouwen en in een interessante loopbaan. Onze organisatie heeft niet alle expertise in huis en dat hoeft ook niet. We onderhouden goede relaties met onze partners en kunnen op hen rekenen om onze dienstverlening nog beter te maken. We houden van het principe van wederkerigheid. Ook wij zijn een betrouwbare partner en maken onze beloftes waar.
Divers
In Kortrijk is er plaats voor iedereen.
Onze organisatie is voortdurend in verandering. Daarom is het belangrijk dat we rekening houden met elkaar. Leidinggevenden hebben oog voor de talenten van hun medewerkers, maar ook voor de medewerkers die het moeilijker hebben om mee te evolueren. We hebben ook respect voor elkaar, er is ruimte voor ieders mening en we stellen ons loyaal op. Enkel dankzij de diversiteit aan talenten kunnen we onze doelstellingen bereiken. Als dienstverlenende organisatie staat de klant centraal. De diversiteit van onze klanten daagt ons uit om bij alles wat we doen, rekening te houden de impact op de verschillende doelgroepen in onze samenleving. We willen een stem geven aan kinderen en jongeren, aan mensen die digitaal sterk zijn en aan mensen die moeite hebben met technologie, aan geboren en nieuwe Kortrijkzanen, aan de hoogopgeleiden en de ondernemers, maar ook aan de inwoners die het financieel moeilijk hebben, etc. Kortrijk is er op maat van haar inwoners.
Ondernemend
Kortrijk heeft ambitie.
De organisatie heeft de ambitie om de beste stad van Vlaanderen te worden. Daarom geeft Kortrijk als werkgever haar medewerkers de kans om hun talenten te ontplooien. Medewerkers stellen zich positief-kritisch op, worden gestimuleerd om out of the box te denken en spreken in termen van opportuniteiten in plaats van problemen. Leidinggevenden moedigen hun medewerkers aan om te groeien in hun job en waarderen de inzet van hun team, ook als het eens tegenzit. Kortrijk is een stad van, voor en door ondernemers. We kijken met open blik naar wat er rond ons gebeurt en we grijpen alle kansen. Mensen en organisaties met een stevige portie durf en ondernemerschap, kunnen op Kortrijk rekenen om hen te ondersteunen. Als mensen naar Kortrijk kijken, dan zien ze dat het er bruist.
Open
Kortrijk staat voor duidelijkheid en transparantie.
Kortrijk is een grote werkgever met een enorm divers aanbod aan dienstverlening. Toch weet elke medewerker wat zijn plaats is in de organisatie en wat van hem verwacht wordt. Leidinggevenden en medewerkers onderhouden een open relatie waarin plaats is voor wederzijdse feedback. Ons organogram schept duidelijkheid, maar trekt geen grenzen. Collega’s zoeken elkaar op, delen informatie en kijken over het muurtje. De samenleving en onze dienstverlening worden steeds complexer. We communiceren duidelijk waar we voor staan en we horen graag of onze manier van werken nog beter kan. We zijn bereid om in dialoog te gaan. We zorgen ervoor dat informatie onze inwoners en organisaties op een snelle, eenvoudige en begrijpelijke manier bereikt. We zetten in op bereikbaarheid en service.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap