I. Functiebenaming

Adjunct-adviseur – wetenschappelijk archiefmedewerker Functiefamilie 4 – expertenfuncties

II. Plaats in de organisatie

Je wordt tewerkgesteld binnen de sectie Archief van de Dienst Griffie & Fiscaliteit.

De sectie Archief onderhoudt contacten met belanghebbenden uit alle provinciale diensten, de beleidsactoren van de provincieraad en de deputatie, en de provinciegriffier in verband met document- en archiefbeheer.

De medewerkers binnen deze dienst waarborgen het correct archiveren en beheren van de dossiers die doorheen de jaren worden opgemaakt door de provinciale diensten en privaatrechtelijke instellingen/faciliteiten met een bovenlokale werking.

De sectie Archief denkt proactief na over de manier waarop belangrijke documenten gearchiveerd dienen te worden zodoende een optimale dienstverlening naar de gebruikers te waarborgen. Dit houdt eveneens het uitwerken van een aanpak rond digitaal archiefbeheer in.

De adjunct-adviseur – wetenschappelijk archiefmedewerker rapporteert aan de provinciaal archiefconsulente-sectiehoofd.

III. Basisdoelstelling

• Je bent verantwoordelijk voor het leveren van een actieve bijdrage tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de dienst.
• Je waarborgt de goede bewaring, toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van het archief ten behoeve van historische of andere onderzoekers.
• Je brengt de inhoud van bestaande archieven in kaart en geeft deze op een duidelijke, verstaanbare wijze weer om buitenstaanders hun weg te doen vinden in de documenten.
• Je waakt over de staat van de archieven en geeft aan welke documenten gerestaureerd dienen te worden om hun instandhouding te garanderen.
• Je volgt relevante opleidingen en studiedagen om nieuwe kennis rond archiefbeheer op te doen en je gebruikt deze kennis in je dagelijkse werking.

IV. Generieke resultaatgebieden

Vertegenwoordigen van de dienst of dienstonderdeel. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Initiëren en deelnemen aan samenwerkingsverbanden
• Deelnemen aan werkgroepen buiten het bestuur en contacten met collega’sarchivarissen en de beroepsvereniging, de VVBAD vzw

Instaan voor optimale informatiedoorstroming en communicatie

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Organiseren van overleg naar aanleiding van een specifiek dossier o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de voortgang van opdrachten, activiteiten, enz.
• Verstrekken van informatie aan beleidsverantwoordelijken, hiërarchisch verantwoordelijken, collega’s en klanten

Ondersteunen van en verlenen van advies aan de beleidsbepalers

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening
• Aanbrengen van nieuwe beleidsitems
• Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking en het gevoerde beleid

Dossierbehandeling

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Voorstellen doen inzake opmaak reglementering en procedures
• Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering
• Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier
• Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling
• Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten
• Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen.

V. Specifieke resultaatgebieden

Archiefbeheer

• Goede bewaring, toegankelijkheid en raadpleegbaarheid realiseren van privaatrechtelijke archieven bewaard in het provinciaal archief
• Adviseren over bewaring, selectie en vernietiging van documenten
• Toezicht houden op het onderzoek ten behoeve van derden
• Inbreng realiseren bij publieksgerichte projecten

VI. Profiel

I. KERNCOMPETENTIES

Permanente ontwikkeling

• Verantwoordelijkheid nemen voor de eigen professionele ontwikkeling met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties
• Creëren van een leerklimaat

Integriteit

• Integer en correct blijven handelen ook in complexe situaties en onder druk
• Signaleren van niet integer gedrag en ondernemen van actie
• Respect en openheid voor anderen stimuleren

II. GEDRAGSCOMPETENTIES

Visie ontwikkelen

• Bijdragen tot de visieontwikkeling binnen het eigen beleidsdomein
• Voorstellen ontwikkelen op basis van de uitgestippelde organisatiestrategie
• Trends en verbanden zien met andere situaties of evoluties binnen andere beleidsdomeinen
• Vertalen van trends en ontwikkelingen naar mogelijkheden binnen het eigen beleidsdomei

Adviseren

• Verwerken van informatie bij de opmaak van nota’s, dossiers, meerjarenplannen, …
• Situeren van dossiers of problemen in een ruimere context en lange termijnsperspectief
• Betrekken van de juiste personen of instanties bij een dossier of opdracht

Kwaliteitsvol werken

• Ontwikkelen en benoemen van kwaliteitscriteria
• Bedenken van andere of vernieuwende werkwijzen om kwaliteit te verbeteren
• De geleverde kwaliteit ter discussie stellen en een klimaat creëren waarin creativiteit wordt gestimuleerd

Netwerken

• Relaties leggen en onderhouden met mensen binnen en buiten de organisatie
• Bij eigen beslissingen rekening houden met de opdracht en belangen van andere diensten
• Belangen en posities van anderen kunnen doorzien en daarmee kunnen omgaan

Klantgerichtheid

• Kansen zien en zoeken om klantentevredenheid te verhogen
• Inspelen op signalen vanuit klanten en voorstellen doen naar structurele acties
• Op zaken anticiperen in functie van een optimale dienstverlening of werking van de afdeling of de organisatie
• Anderen stimuleren om klantgericht te werken

III. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES

• Kennis van modellen van overheidsmanagement en -organisatie
• Goede kennis van de maatschappelijke context en evolutie op het werkterrein
• Basisinzicht in de structuur van het Provinciebestuur, Provinciedecreet en de logistieke werkomstandigheden
• Goede kennis van archiefwetgeving, archieforganisatie in Vlaanderen en algemene vak methodiek onder meer werken met selectielijsten en de provinciale overdrachtsmethode
• Kennis van MS office

VII. Extra informatie

/

VIII. Aanwervingsprocedure

1. Aard van de aanstelling – Een aanstelling als adjunct-adviseur (niveau A) in contractueel verband, met voltijdse prestaties (startbaanovereenkomst , 1 jaar) – Standplaats: Provinciaal Archiefgebouw, Gistelsesteenweg 528, 8200 Brugge

2. Algemene aanwervingvoorwaarden – Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. – De burgerlijke en politieke rechten genieten. – Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk.

3. Specifieke aanwervingvoorwaarden – In het bezit zijn van een masterdiploma in de Geschiedenis of Archivistiek. – Jonger zijn dan 26 jaar en voor de duur van het contract, voldoen aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst. – Toepassing van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken. – De kandidaten worden enkel toegelaten voor zover uit het vereiste studiegetuigschrift of diploma blijkt dat zij hun onderwijs in de Nederlandse taal hebben genoten. Bij ontstentenis van een dergelijk studiegetuigschrift of diploma moet de kennis van de Nederlandse taal conform de taalwetgeving worden bewezen door een taaltest bij Selor.

4. Bezoldiging Het jaarlijks salaris van een adjunct-adviseur (niveau A) gaat van 37.295,77 euro tot 58.034,60 euro (salarisschaal A1a, index inbegrepen).

5. Toelagen, vergoedingen en sociale voordelen Ondermeer vakantiegeld, haard- en standplaatstoelage, eindejaarstoelage, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer, fietsvergoeding, e.a.

6. Bijkomende voordelen Glijdende werktijdregeling, 35 werkdagen vakantie (verrekend op basis van de prestaties van het lopende jaar), ruim vormingsaanbod

7. Selectieprogramma

Mondeling gedeelte

Dit mondeling gedeelte heeft tot doel, op basis van het ingediende curriculum Vitae en de functiebeschrijving, de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te toetsen, de vereiste kennis, en zijn/haar persoonlijkheid en voorkomen na te gaan.

Het mondeling gedeelte kan voorafgegaan worden door een schriftelijke test of voorbereiding.

De kandidaten die ten onrechte aan de selectie mochten deelgenomen hebben, kunnen in geen geval toelaatbaar worden verklaard.

8. Selectieprocedure Na de selectie wordt er een schriftelijk verslag van de gemotiveerde rangschikking van de kandidaten opgemaakt. De geslaagden zullen volgens deze rangschikking tot de functie toegelaten worden. Alle kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van hun resultaat. De uitslag blijft geldig gedurende een periode van twee jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van de selectieverrichtingen door het opstellen van het proces-verbaal.

9. Verdere inhoudelijke informatie Bijkomende inlichtingen over de specifieke aard van de functie kunnen bekomen worden bij mevrouw Isabelle Verheire – adjunct-adviseur Archiefdienst, tel. 050/ 40 72 72, email: isabelle.verheire@west-vlaanderen.be

10. Wijze van inschrijving

Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, stuur dan uw aanvraag tot deelname aan deze selectie tegen uiterlijk donderdag 14 maart 2019 op naar:

Per post: Provincie West-Vlaanderen, dienst Personeel & HRM, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-Laan 41, 8200 Sint-Andries. De poststempel geldt als bewijs.

OF

Per mail: vacatures@west-vlaanderen.be

Uw brief dient vergezeld te zijn van een uitgebreid curriculum vitae en een kopie van het vereiste diploma.

De Provincie West-vlaanderen draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel.