Om het jaar 2017 in schoonheid af te sluiten, konden de collega-archivarissen opnieuw op het FAAD rekenen. Op 15 december stond immers erg toepasselijk – met de feestdagen voor de deur – een bezoek aan het archief van de Colruyt Group in Halle gepland.

Zij die hadden gehoopt om hun koelkast aan te vullen met gourmetvleesjes, CAVA-flessen of kerstbuches waren er echter aan voor de moeite, want het imposante gebouw aan de Edingensesteenweg bood enkel onderdak aan de administratieve diensten van Colruyt. En dus ook aan de Centrale Archiefdienst, een team van 5 mensen met onder hen centraal archivaris Harald Nilens, tevens geëngageerd lid van het FAAD.

De gestage groei van de archiefdienst

De centrale archiefdienst van het bedrijf is een piepjonge organisatie, opgericht in 2014 vanuit een erg concrete problematiek: De verspreide bewaring van contracten over de verschillende diensten van het bedrijf. Dit was niet langer efficiënt in een bedrijf met 7 ondersteunende bedrijfseenheden en tal van commerciële activiteiten, gaande van de gekende retail tot windmolens (Eoly), tankstations (DATS 24), export (COLEX), een online ondergoedwinkel  (MyUnderwear24) en nog veel meer.

In een inleiding passeerden al deze diensten van Colruyt Group de revue. Veel van deze activiteiten begonnen erg kleinschalig, maar sloegen aan en werden een vaste waarde. Op die manier kon Colruyt Group uitgroeien van een familiebedrijf tot een “familie van bedrijven”.

Eenzelfde scenario is wellicht weggelegd voor de Centrale Archiefdienst van het bedrijf. Van 0,5 VTE die de opdracht kreeg om contracten centraal te gaan beheren, is de archiefdienst ondertussen uitgegroeid naar 5 VTE. Naast de contracten, beheert de centrale archiefdienst ondertussen de personeelsdossiers en alle documenten met juridische waarde (vergunningen, notariële aktes, merkregistraties…).

Daarnaast biedt ze aan entiteiten binnen Colruyt Group een dienst aan om statisch archief jaarlijks over te dragen, gecombineerd met een bruikleenservice. Ook ligt een historische werking in het verschiet. In oktober 2017 startte de dienst het project “Colruyt Group expo” met als doel het historisch verhaal van de organisatie te vertellen, vooral met oog op de medewerkers van Colruyt Group.

Pragmatiek, bedrijfslogica en creativiteit

“Mensen overtuigen” is ondertussen een vaste taak geworden voor de archivaris en dat is binnen Colruyt Group niet anders. En ook bij hen ziet de ene dienst het licht al wat sneller dan de andere. Maar met de nodige dosis humor en creativiteit kom je al heel ver. Zo kun je met enige handigheid in PowerPoint medewerkers op een ontspannen manier leren archiveren. En om diensten te overtuigen kun je altijd nog deze hilarische Spanjaard inzetten.

Ook op vlak van verantwoording kan de archiefwereld nog veel leren van het team uit Halle. In een tijd waarin archivarissen zich het hoofd breken over KPI’s en het aantoonbaar maken van de concrete voordelen van goed archiefbeheer, is dit in de bedrijfslogica van Colruyt Group een praktijk van jaar en dag. Er wordt geen project geïnitieerd zonder zorgvuldige doorrekening van de kosten en de baten. In een begroting moet de archiefdienst steeds wijzen op kostenbesparingen die ze realiseert met betrekking tot risicobeheersing, plaatswinst en efficiënter werken.

De archiefdienst is nog jong en er is veel ruimte voor professionalisering, zo geven ze zelf toe. De depotruimte kan nog geoptimaliseerd worden en ook softwaretools ter vervanging van registratie in Excel staan op het verlanglijstje. En dan is er natuurlijk nog een oplossing voor de bewaring van digitale documenten op lange termijn die zich opdringt.

Met de informatie van meer dan 30 entiteiten te beheren nog meer dan genoeg werk voor de boeg dus! We wensen Harald, Vicky, Matthias, Nathalie en Jeroen nog veel succes!

Wil je graag meer weten over de Centrale Archiefdienst van Colruyt, of heb je vragen? Contacteer hen dan via centraal.archief@colruytgroup.com.

Verslag: Wim Lowet