Op 5 december slaat menig kinderhartje een beetje vlugger dan anders. Ook voor Bij de Archivaris op Schoot was deze dag dit jaar een tikkeltje speciaal. We gingen namelijk op bezoek bij onze collega’s van het Archief van het Vlaams Parlement.
We werden er hartelijk ontvangen door Hilde Van Ongev
alle en drie van haar collega’s (Nico Vannieuwenhuyse, Lyn Van Boven en Ilse Bauters in de Jan Van Eyckzaal. Na een kop koffie of thee werd inleidend filmpje vertoond over de geschiedenis van het Vlaams Parlement en zijn voorgangers (Cultuurraad, Vlaamse Cultuurraad en Vlaamse Raad). Deze eigen archiefproductie, samengesteld naar aanleiding van het Festival van de Politiek in 2013, bevat naast fragmenten van VRT en VTM, vooral audio- en beeldmateriaal uit de eigen collectie.
Hierna gaf Hilde toelichting rond de werking van de archiefdienst. De archieven van het Vlaams Parlement worden er bewaard, ontsloten en raadpleegbaar gesteld en ook de biografische dienst wordt er verzorgd. Gegevens en documentatie over de Vlaamse Volksvertegenwoordigers worden hier verzameld en via de webpagina ter beschikking gesteld.
De focus van de uiteenzetting lag evenwel vooral op de problematiek van de digitale archieven. Bij het Archief van het Vlaams Parlement is digitale informatie steeds vaker de regel en worden analoge documenten uitzonderlijk. In 2008 werd daarom een lastenboek opgesteld voor een archiefbeheersysteem en digitaal depot. Dit resulteerde uiteindelijk in ATHENA, een toepassing van Alfresco met een eigen ontwikkelde Records Management module volgens het OAIS-model. De oude overdrachtsformulieren en fysieke overdrachten van cd-roms en dvd’s werden vervangen door een nieuwe overdrachtsinterface waarbij zowel digitale als analoge overdrachten geregistreerd worden. Een handleiding en specifieke screencasts geven de gebruiker een duidelijke gebruiksaanwijzing. Via een zoekinterface kunnen archiefvormers nadien hun dossiers en documenten opnieuw raadplegen.
De voornaamste uitdaging blijft het opnemen van digitale archieven. Een eerste test voor digitale overdrachten kwam er op het einde van de legislatuur in 2014. Hieruit bleek onder andere dat er nog meer ingezet moet worden op de pre-ingestfase. Het “opvoeden” van archiefvormers door extra training, richtlijnen en handleidingen moet leiden tot een betere digitale hygiëne.
De prioriteit wordt vooral gelegd bij de digital born archieven: kantoordocumenten en e-mails. Het digitaliseren beperkt zich voorlopig tot het omzetten van audiovisueel materiaal naar duurzame formaten. Bovendien wordt er ingezet op samenwerking. Digitale preservatie is immers een dure zaak. Alle expertise in huis hebben is niet langer haalbaar voor kleine instellingen. Daarom wordt er meegewerkt aan nieuwe projecten zoals Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en wordt er samenwerking gezocht met andere instanties, zoals bijvoorbeeld het VIAA.
Een rondleiding in het depot legde meer de nadruk op de analoge collecties van het Vlaams Parlement: notulen, dossiers, foto’s, plannen, publicaties, affiches, audio- en beeldopnames, enz. Deze archieven zijn ondergebracht onder het Huis van de Vlaamse Volksvertegenwoordigers, het voormalige Postchequegebouw. Hier bevindt zich namelijk een heuse schuilkelder van niet minder dan dertig bunkers, twee doucheruimtes, een kleine ziekenzaal en een commandopost en kon zo’n 3000 personen herbergen. Deze historische site werd aangepast en omgebouwd tot een volwaardige archiefbewaarplaats. De klemtoon ligt er voornamelijk op preventie. Zo kwam er een aangepaste coating op de vloer die stof en schimmelvorming moet tegengaan. Het schoonmaken zelf werd opgenomen in het lastenboek van het onderhoud van de gebouwen. Een risicoanalyse in 2006 bracht een aantal zwakke punten naar boven, die volgens prioriteit werden aangepakt.
Als kers op de taart gaf Ilse Bauten een extra rondleiding in Vlaams Parlement, waarbij we meer uitleg kregen over de werking van het parlement, de inrichting van de zalen (o.a. de koepelzaal, de zuilenzaal, enz.) en de gebruikte symboliek. De perfecte afsluiter van een heel interessante editie van Bij de Archivaris op Schoot.