Beginnende archivarissen worden vaak met wanordelijke depots geconfronteerd. Er zijn geen duidelijke afspraken omtrent overdrachten en alles wordt willekeurig volgestouwd. Dikwijls voldoen de gebouwen en het meubilair niet aan de vereisten. Hannes Vanhauwaert van het Stadsarchief Tielt belicht deze problemen en reikt oplossingen aan.

Veel archieven hebben bovendien niet de eigen middelen voor een nieuw of aangepast depot. Biedt samenwerking met andere erfgoedinstellingen (archieven, musea …) dan een uitweg? En wat kunnen hogere overheden voor hen doen? Er zijn mogelijkheden, maar ook gevoeligheden en beperkingen. Frank Herman licht de ontwikkeling van het depotbeleid van de provincie Antwerpen toe.

In archiefdepots komt niet alleen statisch maar vaak ook semi-statisch archief terecht. Het beheer van het semi-statisch archief in een archiefdepot heeft zo zijn eigen uitdagingen. Het Depot te Vilvoorde richt zich specifiek op het semi-statisch archief van de Vlaamse overheid. Het wordt beheerd door de Coördinerende archiefdienst, die zich situeert binnen de afdeling Proces- en informatiebeleid van het Departement Bestuurszaken. Het Depot biedt een professioneel en kwaliteitsvol antwoord op de uitdagingen die samengaan met het beheer van het semi-statisch archief. Dries Vandaele zal dit recente en prestigieuze project nader toelichten en een aantal tips meegeven die breed inzetbaar zijn.

Zoals elk jaar geldt de FAAD-studievoormiddag ook als algemene vergadering. Dit jaar kiezen we een nieuwe stuurgroep en dit voor een periode van vier jaar. Elke afgestudeerde van de opleiding kan zich kandidaat stellen voor de functie van lid, secretaris of voorzitter. Meer info vind je in het huishoudelijk reglement. Kandidaturen kunnen ingediend worden tot en met vrijdag 23 maart 2012 door te mailen naar info@faad.be.

Locatie
Vrije Universiteit Brussel, campus Etterbeek
Promotiezaal: D.2.01, 1e verdieping in gebouw D
Bereikbaarheid: http://www.vub.ac.be/infoover/campussen/index.html
Indien je met de wagen naar de studiedag komt, vermeld dit dan bij je inschrijving. Via mail ontvang je een barcode die je toegang tot de campusparking verschaft.

Programma
9.30 – 10.00 u Onthaal met koffie
10.00 – 10.15 u Welkomstwoord door de voorzitter ad interim
10.15 – 10.45 u “Depotbeheer voor beginners” (Hannes Vanhauwaert, Stadsarchief Tielt)
10.45 – 11.15 u “Een depotbeleid in ontwikkeling” (Frank Herman, Provincie Antwerpen)
11.15 – 11.45 u Pauze
11.45 – 12.15 u “Het Depot te Vilvoorde, de bewaarplaats voor semi-statisch archief van de Vlaamse overheid.” (Dries Vandaele, Vlaamse Overheid)
12.15 – 13.00 u Debat

Inschrijven
Deelname aan de studievoormiddag is gratis.
Inschrijven doe je door te mailen naar info@faad.be.
Je inschrijving wordt door Wendy Van de Camp behandeld.
Uiterlijke inschrijvingsdatum: 23 maart 2012.
Na de studievoormiddag is er de mogelijkheid om te lunchen in taverne Phare (vlak naast het station van Etterbeek). Dit is op eigen kosten. Inschrijven op voorhand is niet noodzakelijk.

Rubriek ludiek kan je bekijken via deze link of via de menu “Links” op deze website.

Op 15 juni 2012 organiseert Stichting de Bethune i.s.m. KADOC-K.U. Leuven, de Erfgoedcel Kortrijk, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, FARO en CVAa een studiedag over het bewaren van erfgoed in privébezit. Met dit colloquium willen we nagaan hoe private organisaties/personen hun erfgoedcollectie op een goede manier kunnen bewaren, ontsluiten, zichtbaar(der) maken en open stellen voor het grote publiek.

Geïnteresseerde sprekers kunnen een kort abstract van hun presentatie bezorgen (max. 500 woorden) voor 10 januari 2012, via info@stichtingdebethune.be.

Meer informatie vindt u in de bijlage

You Tube

Het Rijksarchief bevindt zich in het Villerscollege, een prachtig geklasseerd gebouw in de Vaartstraat. We werden er verwelkomd en rondgeleid door professor Van Isterdael, het departementshoofd van Vlaams-Brabant. Als introductie kregen we een aantal You Tube filmpjes te zien, o.a. over de geschiedenis van het gebouw. Leuk waren de fragmenten waarbij archiefbezoekers hun favoriete archiefstuk voorstelden. Daarnaast werd de werking van het elektronische prikbord RAL uitgelegd. Bezoekers kunnen er hun eigen onderzoek voorstellen, wat de interactie tussen de verschillende vorsers zeker bevordert.

Vragenronde en rondleiding

Na deze multimediale introductie volgde een bezoek aan de bureaus en was er koffie in de vergaderzaal. Hier kregen we de gelegenheid om een aantal specifieke vragen te stellen. Tijdens deze vragenronde kwamen onder meer de opbouw van een archiefdepot, de digitalisering en de publiekswerking aan bod. Ook de samenwerking met de vrijwilligers passeerde de revue.
Tijdens de rondleiding in de depots werd dieper ingegaan op de inrichting van de verschillende archiefruimtes. We namen zelfs een kijkje in het afgesloten gedeelte dat zich onder de depots bevindt. Deze ruimte dient o.a. ter bescherming tegen wateroverlast.

Meer info via de website van het Rijksarchief in België. De filmpjes kan je bekijken op www.youtube.com (zoek op “Rijksarchief Leuven”).

Dit Rijksarchief beheert en bewaart de archieven van archiefvormers met zetel in de provincie Vlaams-Brabant.
Het werd opgericht in 2001 in de nasleep van de opsplitsing van de provincie Brabant in 1995. Het Rijksarchief te Leuven combineert met het bezit van hoofdzakelijk overheidsarchieven met een uitgebreide bibliotheek gericht op de geschiedschrijving over de provincie.

Praktisch:
Het bezoek aan het Rijksarchief te Leuven gaat door op zaterdag 15 oktober 2011.
De rondleiding en toelichting starten om 14u en eindigen ongeveer rond 16u.
Wie wil deelnemen verzoeken we om een seintje te geven aan de redactie. Je krijgt dan een bevestiging en een routebeschrijving. Omwille van organisatorische redenen is het aantal deelnemers beperkt tot twintig.

Van het Brugse Grootseminarie naar Sint-Andries
Het Provinciaal Archief West-Vlaanderen werd opgericht in 1994. Aanvankelijk vond de dienst een onderkomen in het Brugse Grootseminarie. In 2003 was er de verhuis naar een gloednieuw gebouw met leeszaal, burelen en een depot met een capaciteit van 12 kilometer in Sint-Andries.

Een rijke collectie
Je vindt er het archief van de provincie, met inbegrip van tijdelijk te bewaren stukken. Alles wordt ontsloten en beheerd in het programma Probat. Naast klassieke geschreven documenten zijn er ook uitgebreide foto- en filmverzamelingen, gedrukte archieven (bijvoorbeeld bestuursmemorialen), penningen en interessante kaarten (waaronder de atlassen van de buurtwegen en de atlassen van de onbevaarbare waterlopen). Daarnaast beheert de dienst ook enkele privaatrechtelijke archieven, bijvoorbeeld dat van de architect Camille Van Elslande (1911-1962).

Meer dan bewaren en ontsluiten
De werking van het Provinciaal Archief West-Vlaanderen is veel ruimer dan het bewaren en het ontsluiten van archief. Zo is er de actieve ondersteuning van verschillende West-Vlaamse gemeenten op archiefvlak. Dit gebeurt onder meer door het gratis ter beschikking stellen van het programma Probat.
Verder is er een dynamische publiekswerking onder meer door het opzetten van tentoonstellingen en het verspreiden van een digitale nieuwsbrief.

Meer weten?
Klik hier voor meer informatie over het Provinciaal Archief West-Vlaanderen.

Julie Hendrickx (VVBAD) bracht als eerste spreker een inleidende voordracht over het belang van netwerking in de culturele sector. Zij wees hierbij op het belang van kenniskapitaal, een voortdurend en complex leerproces waarbij men de opgedane kennis dient om te zetten in nieuwe kennis. Zo kunnen informele contacten gemeenschappelijke interesses bloot leggen die leiden tot nieuwe projecten. Netwerkorganisaties spelen eveneens een belangrijke rol. Op basis van een analyse van verschillende beleidsnota’s blijkt de focus vooral te liggen bij de ontwikkeling van lokale en regionale netwerken, hoewel het Vlaamse cultuurbeleid in toenemende mate internationalisering voorschrijft. Ook wat de archiefsector betreft zijn netwerken een absolute must. Een sterke beroepsvereniging (en diverse subwerkgroepen) levert alvast goed werk, maar op internationaal vlak lijkt ook hier nog werk aan de winkel.

“…maar we hadden het over de wolf…”, zo zei Bruno Vermeeren (VVBAD) meermaals in zijn op het roofdier gebaseerde presentatie. Op ludieke wijze lichtte hij ons de rol van formele structuren bij het strategisch netwerken toe. Informatie en vooral het verspreiden ervan (communicatie) stonden hierbij centraal. Enerzijds richt de beroepsvereniging zich tot de eigen sector door het coördineren van de informatieverspreiding (tijdschrift, nieuwsbrief, website, studiedagen, enz.) en het stimuleren van informele contacten binnen de sector (bijeenkomsten, studiedagen, recepties, enz.). Anderzijds tracht zij de sector zichtbaar te maken voor de buitenwereld en onderhoudt zij contacten met andere, gelijkaardige sectoren (cultuur, jeugd, sport, opleiding, enz.).

Als laatste spreker wist Sandrin Coorevits (Stadsarchief Waregem) ons enorm te boeien met haar nuchtere visie op de verschillende kansen en mogelijkheden die netwerking de archivaris kan bieden. Door netwerking kan een archiefdienst zich profileren naar de buitenwereld: dynamisch, origineel, een dienst “die vooruit gaat”. Zo kan men via subtiele, maar soms ook heel simpele acties, het vertrouwen winnen van collega’s, in de kijker lopen bij de verdeling van subsidies, het creëren van een “welkom-gevoel” bij leeszaalbezoekers, enz.. Tot slot wees Sandrin op een aantal minder positieve gevolgen. Zo dient er voortdurend een evenwicht gezocht te worden tussen archief- en publiekswerking.

De slotbeschouwingen van de studievoormiddag bestonden uit een old school werkcollege van Frank Scheelings. Aan de aanwezigen werd gevraagd of ze lid zijn van een netwerkorganisatie, deelnemen aan activiteiten daarvan en/of nadien rapporteren. De aanwezigen bleken vooral over een lokaal en regionaal netwerk te beschikken. Slechts een minderheid is internationaal actief, meestal bij onze noorderburen.

Archivarissen integreren zich in verschillende netwerken. Vaak gebeurt dit onbewust. Maar wanneer ze het bewust doen, is er sprake van strategische netwerking. Men bouwt doelbewust relaties uit met zijn/haar overheid of management, andere archiefvormers, archiefbezoekers, collega’s, … Dit gaat van locale tot soms zelfs internationale contacten.

Waarom doen archivarissen dit? Waaruit bestaat de meerwaarde voor de archiefdienst en zijn er eventueel ook nadelen aan verbonden? Welke soorten netwerken zijn voor specifieke archivarissen interessant? Hoe kan strategische netwerking gebeuren?

Tijdens de studievoormiddag komen verschillende aspecten van het netwerken aan bod.
Elke groep van relaties vereist een eigen aanpak. Archiefbezoekers benader je bijvoorbeeld anders dan schepenen, potentiële schenkers vragen een doelgerichte benadering, … Met collega’s zijn samenwerking en kennisdeling dan weer de sleutelwoorden. Hoe bouw je concreet strategische netwerken met elk van deze groepen uit? Waarop moet je zeker letten? Hoe kan je bestaande netwerken beter bij je doelstellingen betrekken?

De laatste jaren zijn ook de social media aan een steile opmars begonnen voor netwerking: Facebook, Twitter, … Verschillende archivarissen en archiefdiensten zijn hierop actief. Wat zijn de mogelijkheden op dit vlak en bieden ze wel een meerwaarde?

Stof genoeg voor enkele boeiende lezingen en een debat.

Locatie

Vrije Universiteit Brussel
Locaal E.012 (Ingang via het Glazen gebouw D en dan links de trap naar beneden)
Bereikbaarheid: http://www.vub.ac.be/infoover/campussen/index.html
Kom je met de wagen naar de studiedag, kan je parkeren op de VUB-campus. Na je inschrijving ontvang je via mail een barcode die je toegang tot de campus verschaft.

Inschrijven

Deelname aan de studievoormiddag is gratis.

Inschrijven doe je door te mailen naar redactie@faad.be

Je inschrijving wordt door Wendy Van de Camp behandeld.

Uiterlijke inschrijvingsdatum: 18 maart 2011.

Programma

9.30 – 10.00 u Onthaal met koffie.
10.00 – 10.15 u Welkomstwoord door de voorzitter ad interim.
10.15 – 11.00 u Inleidende lezing door Annick Schramme (Universiteit Antwerpen) en Julie Hendrickx (VVBAD ).
11.00 – 11.30 u ‘Op jacht met de wolven. Strategisch netwerken vanuit een beroepsvereniging’ (Bruno Vermeeren, VVBAD).
11.30 – 12.00 u Pauze.
12.00 – 12.30 u ‘Hoe krijg je een archief verkocht? Voorbeelden van netwerking door een stadsarchief’ (Sandrin Coorevits, Stadsarchief Waregem).
12.30 – 13.00 u Debat.

Na de studievoormiddag is er de mogelijkheid om te lunchen in taverne Phare (vlak naast het station van Etterbeek). Dit is op eigen kosten. Inschrijven op voorhand is niet noodzakelijk.