:: FAAD.be ::

Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer

Bij de archivaris op schoot: verslag van het bezoek aan de archieven van het Ministerie van Defensie, Sectie Classified Archives

Op 9 december 2016 was het FAAD te gast op het kwartier Koningin Elizabeth in Evere. Op deze site bevinden zich de archieven van de Sectie Classified Archives, een onderdeel van het Ministerie van Defensie. We werden er ontvangen door Kathleen Van Acker, sinds 2002 aan de slag als één van drie archivarissen binnen de archiefdienst. Misschien ietwat tegen de verwachtingen van sommigen, ontving Kathleen ons niet in uniform. Zij is immers één van de burgers werkzaam bij Defensie.

20161209_FAAD_SecClassArch

Tijdens het eerste deel van het bezoek werden we in de leeszaal onthaald op een kop koffie en kregen we wat kadering mee rond de werking van de archiefdienst. De Sectie Classified Archives maakt deel uit van de militaire veiligheid en is de enige sectie die toegankelijk is voor het publiek. Dit gebeurt dan ook zeer regelmatig. De archiefdienst ontvangt in haar leeszaal 800 à 900 bezoekers per jaar en krijgt een duizendtal schriftelijke vragen i.v.m. de ongeveer 8 km archief die zich in Evere bevindt. Hierin zitten de jaarlijkse activiteitenverslagen van de legereenheden, de archieven WO II, de archieven van humanitaire operaties, logboeken, kaarten, persoonlijke fondsen, personeelsdossiers van officieren geboren na 1900,…

De Sectie Classified Archives is slechts één onderdeel van de archieven van Defensie. Defensie beschikt over verschillende tussenarchieven waar archieven worden bewaard tot hun vernietiging of tot hun overdracht naar het Algemeen Rijksarchief. Zo zijn er ondermeer ook nog de medische, administratieve en audiovisuele archieven. Het historisch archief tot en met de Eerste Wereldoorlog is ondergebracht in het Koninklijk Legermuseum en is volledig vrij te raadplegen. Een groot deel van de archiefstukken die zich in de Sectie Classified Archives bevinden is daarentegen geclassificeerd. Dit wil zeggen dat zij ooit als “geheim” werden aangeduid. Deze classificatie kent verschillende niveaus, van “gewoon vertrouwelijk” tot “NATO-geheim”.

De ontsluiting van de archieven wordt chronologisch aangepakt. Het declassificeren gebeurt door de Commissie tot Opening van Archieven binnen Defensie. Een archieffonds wordt geïnventariseerd en de archivarissen geven advies over de declassificatie. Deze inventaris wordt aan de commissie voorgelegd. Deze moet unaniem akkoord gaan met declassificatie. Wanneer deze beslissing is genomen, moet ze nog bevestigd worden door de CHOD en de minister van Defensie. Momenteel werken Kathleen en haar collega’s aan een volwaardige inventaris voor de archieven uit de periode van de Tweede Wereldoorlog. Alle archieven van na deze periode zijn momenteel ontsloten tot op blokniveau.

Toch betekent geclassificeerd niet dat deze stukken ontoegankelijk zijn voor archiefgebruikers. Dit is een grote misvatting die onze gastvrouw absoluut uit de wereld wil helpen.

Wanneer een onderzoeker een aanvraag doet voor inzage in een geclassificeerd archief, verleent de archivaris hiervoor zijn advies. Na goedkeuring van de juridische dienst en de bevoegde generaal, worden de stukken waarop de aanvraag betrekking heeft openbaar gemaakt. Wanneer de geheime documenten ook verband houden met andere landen, moeten ook die overheden hun toestemming geven voor declassificatie. Indien het archief nog niet gedeclassificeerd kan worden, kan een onderzoeker ook een veiligheidsmachtiging aanvragen. Deze wordt voor een bepaalde periode toegekend na screening door de Staatsveiligheid en opnieuw enkel voor de stukken waarop de aanvraag betrekking heeft. Deze procedures vragen meestal toch wat tijd en het is dan ook belangrijk om hier als onderzoeker rekening mee te houden.

Voor declassificatie bestaan er dus heel duidelijke regels en procedures. Een groter probleem dan “classificatie” is voor de archivarissen in Evere de privacygevoeligheid van heel wat documenten. Op dit vlak bestaan veel meer grijze zones en onduidelijkheden. Want ook na declassificatie blijft privacy van belang, in de eerste plaats voor alle levende personen. In de praktijk moet er ook rekening worden gehouden met nog levende familieleden.

Om het bezoek af te sluiten gaf Kathleen ons een rondleiding door het deel van de archiefruimtes die we onder haar begeleiding mochten bezoeken (de andere ruimtes waren voor ons verboden terrein) en liet ze ons enkele bijzondere documenten en voorwerpen zien. Zo mochten we spionagegadgets uit de Koude Oorlog bewonderen en enkele documenten uit belangrijke momenten in de militaire geschiedenis.

Onbekend is onbemind wordt vaak gezegd en als dit bezoek ons één ding geleerd heeft, is het wel dat een bezoekje aan de Sectie Classified Archives in Evere meer dan de moeite waard is. De mensen van de archiefdienst staan klaar om bezoekers met open armen te ontvangen en te helpen met hun vragen. Om de toegankelijkheid voor gebruikers te verhogen, wordt een nieuw luik op de website van Defensie ontwikkeld om de informatie over alle verschillende archieven op één pagina te bundelen.

Auteur: Harald Nilens


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>