:: FAAD.be ::

Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer

Verslag FAAD-studievoormiddag: “Kwalitatief werken en risico management bij archief- en documentbeheer” (18 april 2015)

Op 18 april hield het Forum voor Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer (FAAD) haar jaarlijkse studievoormiddag op de campus van de Vrije Universiteit Brussel. Het onderwerp van deze studiedag was kwalitatief werken en risicomanagement bij archief- en documentbeheer.

IMG_0415

Bart Ballaux (Vrije Universiteit Brussel) beet de spits af met een introductie op het thema. Hij beschreef hoe een archiefdienst kwaliteit kan meten en risico’s identificeren, welke parameters hiervoor bestaan en welke scenario’s kunnen worden beschreven binnen de financiële realiteit en doelstellingen van de instelling. Een heel belangrijk principe daarbij is een continue wil tot verbetering en het zich baseren op objectieve cijfers.

Na deze introductie kwam Jana Van Bouwel (Vlaamse Overheid) aan de beurt. Ze besprak haar onderzoek naar kwalitatief werken en risicomanagement bij archief en documentbeheer. Dit onderzoek vond plaats in het kader van haar stage aan de Coördinerende Archiefdienst van de Vlaamse Overheid. Ze gebruikte KPI’s (Kritieke Prestatie Indicator). Tijdens haar presentatie besprak ze het nut van KPI’s als beleidsinstrument en bij het verzamelen van informatie.  Ze illustreerde het gebruik van KPI’s aan de hand van enkele voorbeelden. (Het resultaat van haar onderzoek vind je online:  http://www.bestuurszaken.be/stages onder ‘voorbije en lopende stages’).

Bart Ballaux behandelde daarna classificaties en risico’s in Rotterdam. Hij besprak de introductie van informatiebeheersystemen en de praktische problemen die hierbij naar boven kwamen. In  Rotterdam begon men met het identificeren van de verschillende administratieve processen en het toekennen van een belangrijkheidsniveau daaraan. Er werd onder meer ook bepaald welke risico’s er verbonden zijn bij bijvoorbeeld ongeoorloofd aanpassen of vernietigen van informatie. Per niveau legden ze ook vast welke metadata noodzakelijk zijn om kwaliteitsvolle informatie te bekomen. Bart Ballaux benadrukte dat het bij dit alles belangrijk is dat er naast een goed systeem ook een goede organisatiecultuur is. Bovendien is het ook zaak om de theorie in mensentaal binnen de organisatie te verspreiden. Daarvoor kwam er in Rotterdam een Excelsheet met feitelijke vragen, een scoremodel.

Na de koffiepauze analyseerde Sofie Roebben (Provincie Antwerpen) het archiefbeheer bij Ruimte Vlaanderen. Ze focuste daarbij op de bouwvergunningen. Ruimte Vlaanderen heeft immers te maken met verschillende uitdagingen: de sluiting van twee archiefdepots, besparingen en de verschillende staatshervormingen. Sofie deed onderzoek naar mogelijke oplossingen voor dit probleem, waarbij ze een reeks van strategieën voorstelde en de voordelen en nadelen tegen elkaar afwoog. Welke risico’s zijn er bijvoorbeeld verbonden aan het vernietigen van dubbels of substitutie via digitalisering?

Wendy Van de Camp (Willemen Groep)


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>