Op 16 maart hield het Forum voor Afgestudeerden Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer (FAAD) haar jaarlijkse studievoormiddag op de campus van de Vrije Universiteit Brussel. Op het programma stonden vijf boeiende lezingen over hoe je met een minimum aan middelen een maximaal resultaat kan bereiken bij het beheren van je archief. Tijdens deze studiedag werden verschillende oplossingen aangereikt voor dit actuele probleem.

De inleiding werd verzorgd door prof. dr. Frank Scheelings, voorzitter van de Opleiding.
De presentatie vind je hier.

Ward Vansteenkiste (Universiteitsarchief VUB) beet de spits af met een situatieschets over hoe het Universiteitsarchief enerzijds inspeelde op een aantal opportuniteiten binnen de VUB (strategische doelstellingen en verbeterprojecten in het beleidsplan van de rector) en anderzijds een geïntegreerd archiefbeheer ontwikkelde door de selectielijsten te koppelen aan de overdrachtsprocedure. Ward ontwierp hiervoor WAVA (Waardering, Acquisitie & Vernietiging van Archieven). Na een theoretisch overzicht van de structuur van de databank demonstreerde hij aan de hand van een aantal praktische voorbeelden de werking ervan.
De presentatie vind je hier.

Dieter Viaene (Stadsarchief Mechelen) besprak de mogelijkheid van het inzetten van vrijwilligers. In het stadsarchief van Mechelen wordt er nauw samengewerkt met de “De Ware Vrienden van het Stadsarchief”. De laatste tien jaar werden er met de hulp van deze vriendengroep heel wat mooie projecten gerealiseerd: digitalisering van de parochieregisters en de burgerlijke stand, een huizen- en personendatabank, de publicatiereeks “Genealogisch Repertorium van het Mechelse District”, enz. De resultaten zijn beschikbaar in de leeszalen van het stadsarchief en ten dele op hun website: www.dewarevrienden.net. Door hun dagelijkse en onbaatzuchtige inzet versterken “De Ware Vrienden” de werking van het Mechelse stadsarchief. Ze zijn de “stille” erfgoedambassadeurs van Mechelen.
De presentatie vind je hier.

Het eerste gedeelte van de studievoormiddag werd afgesloten door Roeland Verhaert (Felixarchief). In zijn vrije tijd is hij actief in het Gemeentelijke Documentatiecentrum van Ranst. Dit documentatiecentrum draait volledig op vrijwilligers en heeft een mooie collectie documentatie en privé-archieven. Begin 2012 werd besloten om de beschrijvingen van de collectie, tot dan verspreid over verschillende databanken, op te slaan in het open source archiefbeschrijvingssysteem ICA-AtoM. Dit systeem wordt vrij ter beschikking gesteld door de Internationale Archiefraad (ICA) en biedt verschillende voordelen: ondersteuning van alle internationale archiefbeschrijvingsstandaarden, beschrijvingen zijn steeds opnieuw exporteerbaar, enz. Om het importeren van de beschrijvingen te vergemakkelijken werd de tool Atomis ontwikkeld. Hiermee kunnen xls-bestanden makkelijk worden omgezet naar EAD. Verder is er een module voorzien die automatisch (ingescande) foto’s kan opladen en koppelen aan de beschrijvingen. Ondertussen zijn er al duizenden beschrijvingen online beschikbaar. Deze kan men bekijken op www.documentatiecentrumranst.be.
De presentatie vind je hier.

Na de vragenronde werd er tijdens de koffiepauze nog heel wat nagepraat.

Het tweede deel van de studievoormiddag werd ingezet door Renée Cambré (ADVN). Zij vertelde ons iets meer over SODA (Stappenplan Overdacht Digitaal Archief). Dit project van het AMVB, waar Renée vorig jaar werkte, ontwikkelde in samenwerking met onder andere PACKED vzw, een praktische leidraad voor het overdragen van digitale archieven aan een e-depot. In tien stappen lichtte Renée de verschillende procedures van de pre-ingest fase toe, van beleid tot opslag. Het geheel werd zo eenvoudig mogelijk gehouden, zodat ook kleine archiefvormers ermee aan de slag kunnen. Zo zijn er bij iedere fase een aantal checklists voorzien. Het project voorziet tevens in de creatie van metadata (via csv-bestanden) en een aantal ordeningsplannen voor een aantal specifieke organisaties (podiumkunst-, sport- en belangenverenigingen).
De presentatie vind je hier.

De laatste spreker van deze studievoormiddag was Tom Cobbaert (ADVN). Hij besprak de verschillende mythes en valkuilen rond open source software. Zo staat open source niet per definitie gelijk aan gratis. Interessant bij open source software is dat deze vaak (verder) wordt ontwikkeld door een community. Hoe actiever de community hoe waarschijnlijker de kwaliteit van het programma. Archiefinstellingen focussen bij hun keuze van open source software best op technologie die zichzelf al heeft bewezen. Bovendien is de implementatie van open standaarden, zowel ICT-gerelateerde als archief-technische standaarden, sterk aan te raden. Dit geldt trouwens ook voor commerciële pakketten.
De presentatie vind je hier.

Na een tweede vragenronde werd de studievoormiddag afgesloten met een concluderend eindwoordje van prof. dr. Frank Scheelings.